O que é AFD e AEJ? Entenda a diferença

O que é AFD?

AFD significa Arquivo Fonte de Dados. É o arquivo que contém os dados gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto, principalmente as informações relacionadas às marcações realizadas pelos trabalhadores.

O AFD possui um formato padronizado pela Portaria 671. Ele é um arquivo de texto, com os registros organizados em linhas e em uma ordem determinada pelo Número Sequencial de Registro (NSR).

O que tem dentro do AFD?

O arquivo é formado por diferentes tipos de registros. Entre as informações previstas estão:

• Identificação do registro, incluindo o tipo de registro e o número sequencial (NSR);
• Identificação do empregador, como razão social e CNPJ ou CPF;
• Identificação do REP, como número de fabricação ou identificação do registro do equipamento ou sistema;
• Período abrangido pelo arquivo, com data inicial e final dos registros;
• Data e hora em que o arquivo foi gerado;
• Identificação do fabricante ou desenvolvedor do REP;
• Versão do leiaute do AFD;
• Dados das marcações de ponto, incluindo as informações necessárias para identificar os registros de jornada;
• Códigos de verificação, utilizados para verificar a integridade dos registros;
• Assinatura digital, quando aplicável ao tipo de REP.

Por exemplo, o cabeçalho do AFD contém informações como a identificação do empregador, o período dos registros, a data e hora de geração do arquivo e a versão do leiaute.

As marcações não ficam simplesmente armazenadas como uma planilha com colunas de "funcionário", "entrada" e "saída". O AFD segue um leiaute técnico definido pela regulamentação, com campos, posições e formatos específicos para cada tipo de registro.

Além dos dados, o formato possui mecanismos para verificar se os registros foram alterados. Os registros previstos utilizam CRC-16 e o arquivo possui regras específicas de assinatura digital conforme o tipo de REP.

Por isso, o AFD pode ser entendido como o arquivo padronizado que reúne os dados originados do registro eletrônico de ponto, permitindo que essas informações sejam disponibilizadas para fiscalização e demais finalidades previstas na regulamentação.

O que é AEJ?

AEJ significa Arquivo Eletrônico de Jornada. É o arquivo gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) depois que os dados das marcações de ponto são tratados pelo sistema.

Enquanto o AFD reúne os dados originados do registro de ponto, o AEJ apresenta os dados da jornada após o processamento realizado pelo programa de tratamento de ponto.

O AEJ possui um leiaute padronizado pela Portaria 671 e é formado por registros organizados em uma estrutura específica. Ele reúne informações relacionadas às marcações e ao tratamento da jornada, permitindo identificar os dados utilizados para a apuração do ponto.

O que tem dentro do AEJ?

Entre as informações previstas no arquivo estão dados como:

• Identificação do empregador, como CNPJ ou CPF;
• Identificação do trabalhador;
• Data e horário das marcações;
• Origem das marcações, conforme o tipo de registro utilizado;
• Informações resultantes do tratamento da jornada;
• Identificação de alterações ou inclusões realizadas no tratamento, quando aplicável;
• Informações utilizadas para a apuração da jornada;
• Identificação do programa de tratamento de registro de ponto.

O AEJ é gerado pelo PTRP e deve seguir o leiaute estabelecido pela Portaria 671.

A regulamentação determina que o programa de tratamento de registro de ponto gere o AEJ e o Espelho de Ponto Eletrônico, cada um com uma finalidade diferente.

Em resumo, o AFD contém os dados originados pelas marcações, enquanto o AEJ contém as informações da jornada após o tratamento realizado pelo sistema de ponto.

Qual a diferença entre AFD e AEJ?

A principal diferença está na origem e no momento em que cada arquivo é produzido.

A própria Portaria 671 estabelece essa sequência: o sistema de registro eletrônico gera o AFD, enquanto o programa de tratamento utiliza esses dados e gera o AEJ e o Espelho de Ponto Eletrônico.

AFD e AEJ são a mesma coisa?

Não.

Embora os dois arquivos estejam relacionados ao controle eletrônico de jornada, AFD e AEJ possuem funções diferentes.

O AFD está relacionado aos dados produzidos pelo próprio sistema de registro eletrônico de ponto.

O AEJ é produzido posteriormente pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto, a partir dos dados que foram registrados e processados.

Uma forma simples de visualizar é:

Marcação do ponto → AFD → tratamento dos dados → AEJ + Espelho de Ponto

Essa sequência ajuda a entender onde cada arquivo se encaixa dentro do sistema.

Quem gera o AFD?

O AFD é gerado pelo sistema de registro eletrônico de ponto.

A Portaria 671 estabelece regras diferentes conforme o tipo de REP utilizado.

REP-C

No REP-C, o AFD deve ser gravado em dispositivo externo de memória por meio da Porta Fiscal, destinada ao uso do Auditor-Fiscal do Trabalho.

REP-A

No REP-A, o AFD deve ser prontamente gerado e entregue quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

REP-P

No REP-P, também deve ser possível gerar o AFD e disponibilizá-lo quando solicitado pela fiscalização.

As especificações atuais do Ministério do Trabalho incluem o leiaute do AFD para os sistemas de registro eletrônico de ponto.

Quem gera o AEJ?

O Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) é responsável pela geração do AEJ.

A Portaria 671 determina que o PTRP trate os dados relativos às marcações de entrada e saída contidas no AFD e gere o AEJ e o Espelho de Ponto Eletrônico.

Isso significa que o AFD e o AEJ não são simplesmente dois arquivos diferentes gerados aleatoriamente pelo mesmo sistema.

Eles fazem parte de etapas diferentes do processamento da jornada.

O que é o Programa de Tratamento de Registro de Ponto?

O Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) é o conjunto de rotinas informatizadas responsável pelo tratamento dos dados das marcações de entrada e saída.

De acordo com a Portaria 671, o programa recebe os dados contidos no AFD e, a partir deles, gera o Espelho de Ponto Eletrônico e o AEJ.

O tratamento não significa simplesmente alterar livremente os horários registrados.

A norma estabelece que a função de tratamento deve se limitar a acrescentar informações para complementar eventuais omissões, incluindo ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas.

O AFD pode ser alterado?

O AFD está relacionado aos dados originados das marcações realizadas no sistema de registro eletrônico.

Por isso, ele possui papel importante na preservação e fiscalização dos registros de jornada.

No caso do REP-P, por exemplo, a Portaria 671 estabelece requisitos de integridade dos dados armazenados e determina que os dados da memória não sejam apagados ou alterados direta ou indiretamente durante o prazo mínimo legal. O sistema também deve ser capaz de gerar o AFD a partir desses dados.

O tratamento da jornada ocorre em etapa própria, no PTRP.

O AEJ pode ser alterado?

O AEJ é um arquivo produzido pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto conforme o processamento das informações da jornada.

Isso não significa que o sistema possa simplesmente modificar os registros originais de forma arbitrária.

A própria Portaria 671 estabelece limites para o tratamento dos dados, permitindo complementar informações ou indicar situações relacionadas às marcações, sem transformar o tratamento em uma ferramenta para apagar ou modificar livremente o registro original.

AFD, AEJ e Espelho de Ponto: qual a diferença?

Os três documentos estão relacionados, mas possuem finalidades diferentes.

AFD

É o Arquivo Fonte de Dados, formado a partir dos dados do sistema de registro eletrônico de ponto.

AEJ

É o Arquivo Eletrônico de Jornada, gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto após o processamento dos dados.

Espelho de Ponto Eletrônico

É o relatório que apresenta as informações da jornada do trabalhador de maneira adequada para consulta e conferência. Confira o artigo completo sobre espelho de ponto.

A Portaria 671 determina que o PTRP gere tanto o AEJ quanto o Espelho de Ponto Eletrônico.

Na prática, podemos representar assim:

Sistema de ponto → AFD → PTRP → AEJ + Espelho de Ponto

AFD e AEJ são obrigatórios no ponto eletrônico?

Para os sistemas de registro eletrônico de ponto abrangidos pela Portaria 671, o AFD deve ser gerado.

A norma também determina que o Programa de Tratamento de Registro de Ponto gere o AEJ e o Espelho de Ponto Eletrônico.

Portanto, uma empresa que utiliza um sistema eletrônico de registro de ponto precisa considerar esses arquivos na estrutura de conformidade do sistema.

Isso é diferente de dizer que toda empresa é obrigada a utilizar ponto eletrônico. A obrigatoriedade do controle de jornada depende das regras aplicáveis à empresa e aos trabalhadores.

AFD e AEJ substituíram o AFDT e o ACJEF?

Sim.

Com a entrada em vigor da Portaria 671, o AEJ passou a substituir o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e o ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) no novo modelo de arquivos de controle eletrônico de jornada.

O próprio Ministério do Trabalho informa que, com a Portaria 671, esses arquivos foram substituídos pelo AEJ.

Por isso, ao pesquisar sobre arquivos de ponto eletrônico, ainda é possível encontrar referências a AFDT e ACJEF em materiais antigos relacionados à Portaria 1510.

Para os sistemas submetidos às regras atuais, é importante verificar o leiaute e as exigências vigentes da Portaria 671.

Qual arquivo é usado em uma fiscalização trabalhista?

Tanto o AFD quanto o AEJ fazem parte da documentação relacionada ao controle eletrônico de jornada.

A forma de disponibilização do AFD depende do tipo de REP utilizado. No REP-C, por exemplo, ele deve ser gravado pela Porta Fiscal. No REP-A e no REP-P, deve ser prontamente gerado e entregue quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

O AEJ, por sua vez, é gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto e segue o leiaute definido pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

O funcionário precisa acessar o AFD ou o AEJ?

Não são arquivos destinados à consulta cotidiana do trabalhador.

Para acompanhar sua jornada, o trabalhador normalmente consulta o Espelho de Ponto Eletrônico, que reúne as informações necessárias para conferência das marcações e da jornada.

A Portaria 671 estabelece requisitos específicos para o conteúdo do Espelho de Ponto e determina que o trabalhador tenha acesso às informações correspondentes.

O AFD e o AEJ têm uma função mais relacionada à estrutura de controle, processamento e fiscalização do registro de jornada.

AFD e AEJ no ponto eletrônico pelo celular

O uso de aplicativo ou sistema de ponto pelo celular não elimina essas exigências quando o sistema utilizado se enquadra nas regras de registro eletrônico de ponto.

A Portaria 671 passou a contemplar o REP-P, permitindo o uso de soluções baseadas em programas de computador, inclusive sistemas que utilizam novas tecnologias.

O sistema precisa atender aos requisitos aplicáveis ao tipo de REP utilizado, incluindo a geração dos arquivos exigidos pela regulamentação.

Por isso, simplesmente permitir que o funcionário bata ponto pelo celular não é suficiente para determinar se um sistema está adequado à legislação. Confira também ponto por celular é legal.

É necessário verificar qual é o tipo de REP utilizado e se o sistema atende aos requisitos correspondentes.

AFD e AEJ no sistema de ponto eletrônico

Em um sistema de ponto eletrônico, o fluxo pode ser entendido da seguinte forma:

• O trabalhador realiza a marcação;
• O sistema registra os dados da marcação;
• Os dados são disponibilizados no AFD;
• O Programa de Tratamento de Registro de Ponto processa as informações;
• O sistema gera o AEJ;
• O sistema gera o Espelho de Ponto Eletrônico;
• O trabalhador pode consultar as informações da sua jornada;
• Os arquivos podem ser disponibilizados para fiscalização quando solicitado.

Essa estrutura permite separar o registro original, o tratamento da jornada e a apresentação das informações trabalhistas.

Veja também o que é espelho de ponto.

Conclusão

AFD e AEJ são arquivos diferentes dentro da estrutura do ponto eletrônico.

O AFD (Arquivo Fonte de Dados) está relacionado aos dados gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto. O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto depois do processamento dessas informações.

A sequência básica é:

Registro eletrônico → AFD → tratamento dos dados → AEJ + Espelho de Ponto

Essa separação é importante porque permite distinguir os dados originados no registro de ponto dos dados processados pelo sistema de tratamento da jornada.

Para empresas que utilizam ponto eletrônico, conhecer o AFD, o AEJ e o espelho de ponto ajuda a entender como o sistema deve estruturar e disponibilizar as informações de jornada de acordo com a Portaria 671.