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Como calcular folha de pagamento
Do espelho fechado ao holerite: proventos, descontos e envio ao contador.
Ponto e folha: etapas diferentes do mesmo mês
Folha de pagamento é o processo de apurar tudo que o colaborador tem a receber (proventos) e tudo que será descontado (INSS, IRRF, vale-transporte, faltas, pensão, consignado, etc.). O líquido é o que cai na conta no dia do pagamento.
Ponto eletrônico registra jornada: entradas, saídas, intervalos, horas extras, faltas, banco de horas, férias no período. Folha transforma isso, junto com salário e benefícios, em valores em reais e obrigações fiscais.
PME que mistura as duas etapas no mesmo dia, sem espelho fechado, paga retrabalho: holerite errado, colaborador na porta do RH, contador pedindo arquivo de novo.
A ordem certa é fechar o ponto, conferir o espelho, exportar o relatório e só então o contador roda a folha. Folha antes do ponto fechado gera reemissão de holerite.
Quem faz cada parte (RH, gestor, contador)
RH mantém cadastro (admissão, salário, dependentes, benefícios), garante jornada fechada no ponto e envia insumos ao escritório no prazo.
Gestor valida exceção da equipe: ajuste de batida, hora em projeto, justificativa de ausência, com aprovação ou negação registrada no painel.
Contador processa folha no sistema dele, gera holerite, INSS, IRRF, eSocial e demais obrigações. Na maioria dos casos recebe PDF ou planilha do período fechado, enviado pelo RH após o ponto.
Defina a divisão de papéis por escrito. O Segponto fecha a jornada. O software de folha do escritório trata tributos e proventos em reais.
O que vem do ponto e o que já está no cadastro
Do espelho costumam vir: hora extra, adicional noturno, falta ou atraso descontado, banco de horas vencido pago em dinheiro, eventual DSR sobre variáveis (conforme orientação do contador).
Do cadastro da folha vêm salário base, adicional de função, vale, plano de saúde e pensão, independentes da batida do mês.
Férias pagas, terço, décimo terceiro e rescisão têm regras próprias na folha. O ponto ajuda na média de extras e comprova o último dia trabalhado.
Variável de jornada sem espelho fechado é a maior fonte de diferença entre holerite e realidade.
- Espelho fechado = quantidade de horas e eventos
- Folha = valor em R$ e descontos legais
- Mesmo período no export e na competência da folha
Principais descontos que o RH precisa entender
INSS e IRRF seguem as tabelas do mês. O contador atualiza os parâmetros no sistema de folha antes de processar.
Vale-transporte permite desconto de até seis por cento do salário base quando a empresa concede o benefício.
Falta injustificada e atraso não abonados geram desconto proporcional na folha. A quantidade de horas ou dias vem do espelho de ponto.
Pensão alimentícia e consignado só entram com documento: ordem judicial ou autorização assinada pelo colaborador.
Se o gestor aprovou ajuste no ponto depois da folha processada, vem reprocessamento de holerite na competência.
Espelho de ponto: o que fechar antes da folha
Espelho lista dia a dia: batidas, totais, extras, faltas, banco, férias, feriados. É o que gestor e colaborador conferem antes do export.
Ajuste aprovado aparece no espelho com data e responsável, com registro no sistema para auditoria.
Datas de início e fim do export devem ser iguais à competência que a folha vai usar. Evita ‘corte dia 26 ao 25’ num lugar e mês civil noutro.
Fechamento do mês em ordem (passo a passo)
Congele a competência e comunique ao time a data limite para pendências de batida.
Liste pendências: batida sem saída, solicitação de ajuste aberta, colaborador novo sem perfil de jornada.
Resolva as pendências com os gestores em prazo curto, antes de gerar o espelho.
Cadastre férias e feriados que faltarem no calendário da empresa.
Gere espelho e relatório do período com datas de início e fim fechadas.
O RH faz amostragem: quem teve mais hora extra, quem bateu só no período da manhã, quem teve falta.
Envie o pacote ao contador com admissões e desligamentos do mês.
Valide o holerite nas linhas variáveis que vieram do ponto.
Pague na data combinada e arquive o PDF do espelho da mesma competência.
Empresa com quinze pessoas pode comprimir os prazos. Com cento e cinquenta colaboradores vale calendário fixo, por exemplo ponto no dia um e folha no dia cinco.
Como enviar para a contabilidade com processo fixo
Combine formato com o escritório: PDF para conferência, planilha para import ou AFDT, e mantenha o mesmo padrão todo mês.
Tabela de equivalência: coluna do relatório Segponto = evento no sistema de folha do contador.
Na admissão no meio do mês, o ponto começa no dia da entrada. A folha paga salário pró-rata no mesmo período.
No desligamento, o espelho vai até o último dia trabalhado. A rescisão trata verbas próprias além da jornada.
13º, férias e rescisão (visão da folha)
13º tem parcelas e desconto de INSS em momento específico. Férias usam média de variáveis. Histórico de extras mal fechado distorce.
Rescisão concentra verbas: saldo de salário, férias vencidas e proporcionais com terço, 13º proporcional, aviso, multa FGTS conforme modalidade. Tudo que for ‘horas’ volta ao espelho e ao banco.
eSocial e obrigações: limite do ponto
Envio ao eSocial, guias e rotinas ficam com contador e folha. O ponto alimenta a jornada.
Atraso de obrigação acessória exige retificar a folha já enviada, além de regularizar o export do ponto do período.
Erros clássicos de PME
Processar folha no dia vinte e oito com ponto aberto até o dia trinta mistura competências e gera holerite errado.
Dois cadastros do mesmo funcionário no ponto ou na folha duplica eventos ou deixa horas sem dono.
Hora extra paga por fora do espelho cria duas fontes da verdade e gera diferença na rescisão.
Planilha paralela somando em cima de batida errada perpetua o erro mês a mês.
A correção passa por processo fixo, um dono do fechamento de ponto, um dono do envio ao contador e arquivo por competência.
Como fazer isso no Segponto
Configure empresa, jornadas, feriados e férias no painel. Batida no app. Ajustes com aprovação e trilha. Feche espelho e exporte na virada do mês.
O Segponto fecha a jornada que alimenta o cálculo no software de folha do contador. Teste um fechamento de período antes do mês crítico.