Registro de ponto digital: como funciona e quais são as regras

O que é registro de ponto digital?

O registro de ponto digital é o controle da jornada de trabalho realizado por meio de um sistema eletrônico.

Na prática, o funcionário utiliza um dispositivo para informar os horários em que iniciou e encerrou sua jornada e, quando aplicável, os horários de intervalo.

Essas marcações ficam armazenadas no sistema e podem posteriormente ser utilizadas para o tratamento da jornada, como cálculo de horas trabalhadas, horas extras, atrasos, faltas e banco de horas.

O registro digital pode ser utilizado tanto em empresas com funcionários trabalhando presencialmente quanto em operações com equipes externas ou trabalhadores que atuam em diferentes locais.

Como funciona o registro de ponto digital?

O funcionamento depende da tecnologia utilizada pela empresa, mas normalmente envolve quatro etapas:

• 1. identificação do funcionário;
• 2. registro do horário;
• 3. armazenamento da marcação;
• 4. tratamento dos registros para controle da jornada.

Por exemplo, um funcionário pode abrir o sistema no celular, realizar sua identificação e registrar a entrada às 8h02.

O sistema registra essa marcação e posteriormente ela pode ser utilizada no controle da jornada daquele trabalhador.

Quando o funcionário registra a saída para o intervalo e depois retorna ao trabalho, essas novas marcações também ficam associadas à sua jornada.

O sistema de tratamento pode então organizar essas informações para apresentar a quantidade de horas trabalhadas e eventuais ocorrências.

É possível registrar ponto pelo celular?

Sim.

A regulamentação atual permite o uso de tecnologias como a marcação de ponto mobile. O próprio Ministério do Trabalho cita o REP-P como uma modalidade que possibilita a utilização de novas tecnologias para registro de jornada.

Isso permite que o funcionário utilize um smartphone ou outro dispositivo compatível para realizar suas marcações.

Em empresas com trabalhadores externos, essa possibilidade pode ser especialmente útil porque não é necessário instalar um relógio de ponto físico em cada local onde existe uma equipe.

Um sistema também pode utilizar recursos adicionais, como localização do dispositivo, desde que sua utilização esteja de acordo com as regras aplicáveis e com a forma como o sistema foi configurado.

Registro de ponto digital precisa ter geolocalização?

Não necessariamente.

Geolocalização e registro de ponto são coisas diferentes.

O registro de ponto serve para documentar o horário da marcação. A geolocalização pode ser utilizada como uma informação adicional para indicar o local onde aquela marcação foi realizada.

Por isso, existem sistemas que permitem registrar o ponto pelo celular sem necessariamente utilizar a localização, enquanto outros podem utilizar o recurso para operações em que o local da marcação é relevante.

A necessidade de utilizar geolocalização depende da operação da empresa e das características do controle de jornada adotado.

Quais são os tipos de registro eletrônico de ponto?

A Portaria nº 671/2021 estabelece três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto:

REP-C

O REP-C é o modelo convencional de registrador eletrônico de ponto.

É o equipamento físico utilizado para registrar a jornada dos trabalhadores, sendo comum em empresas que possuem um local fixo de trabalho.

Os fabricantes dos equipamentos REP-C precisam seguir requisitos específicos e realizar o registro dos modelos junto ao Ministério do Trabalho.

REP-A

O REP-A é o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo.

Sua utilização depende de autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho e fica limitada ao período de vigência do instrumento coletivo que autorizou sua utilização.

REP-P

O REP-P é o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa.

É um software executado em servidor dedicado ou ambiente de nuvem, utilizado para o registro da jornada e para as funções relacionadas ao controle de ponto previstas na regulamentação.

É nesse modelo que se enquadram soluções de registro de ponto que utilizam software e permitem que o trabalhador faça a marcação por dispositivos conectados ao sistema.

• REP-C — Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
• REP-A — Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo
• REP-P — Registrador Eletrônico de Ponto via Programa

O Ministério do Trabalho diferencia esses modelos de acordo com a forma como o registro eletrônico é realizado e com os requisitos aplicáveis a cada sistema.

Qual a diferença entre REP-C, REP-A e REP-P?

A principal diferença está na forma de funcionamento e nos requisitos aplicáveis a cada modalidade.

O REP-P, por exemplo, não precisa ser um relógio físico instalado na empresa. Ele funciona por meio de software e pode receber marcações provenientes de coletores de ponto.

Registro de ponto digital é permitido para empresas?

Sim.

A regulamentação brasileira prevê expressamente sistemas eletrônicos de registro de jornada, incluindo o REP-P.

A Portaria nº 671/2021 estabeleceu requisitos para modernizar o controle eletrônico de jornada e permitir a utilização de tecnologias como sistemas em nuvem e marcação por dispositivos móveis.

Isso significa que uma empresa não precisa necessariamente utilizar um relógio de ponto físico para controlar a jornada dos funcionários.

O modelo adotado precisa, entretanto, atender aos requisitos correspondentes ao tipo de sistema utilizado.

O funcionário precisa receber comprovante do registro?

Nos casos previstos pela regulamentação, o sistema deve disponibilizar o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador.

Para REP-C e REP-P, a Portaria nº 671 determina a emissão ou disponibilização de acesso ao comprovante de registro.

O comprovante deve conter informações como identificação do empregador, identificação do trabalhador, data e horário da marcação e outras informações previstas na regulamentação.

O comprovante pode ser disponibilizado em formato eletrônico.

Quando o comprovante é eletrônico, a regulamentação estabelece que ele deve ser disponibilizado ao trabalhador após cada marcação e permite a extração dos comprovantes das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas 48 horas.

O registro de ponto digital pode funcionar offline?

Pode existir essa possibilidade, dependendo da solução utilizada.

Os requisitos do REP-P permitem que as marcações sejam realizadas por coletores online e, excepcionalmente, offline.

Quando uma marcação é realizada offline, ela deve ser enviada posteriormente ao REP-P assim que o coletor voltar a ficar online, observados os requisitos de segurança estabelecidos pela regulamentação.

Isso é importante para empresas que possuem trabalhadores em locais onde a conexão com a internet pode ser instável.

O sistema pode alterar uma marcação de ponto?

O registro original da marcação não deve simplesmente ser apagado ou substituído para esconder o horário efetivamente registrado.

O controle eletrônico de jornada possui requisitos justamente para preservar a integridade das informações registradas.

No REP-P, por exemplo, o armazenamento dos registros deve manter informações relacionadas às operações realizadas no sistema, dentro dos requisitos estabelecidos pela Portaria nº 671.

Por isso, é importante diferenciar marcação original de tratamento da jornada.

Uma empresa pode precisar corrigir uma jornada por causa de uma justificativa ou ocorrência, mas isso não significa que o registro original deva desaparecer.

O que é o tratamento do ponto?

Registrar o ponto é apenas uma parte do processo.

Depois das marcações, existe o tratamento do registro de ponto, que organiza as informações da jornada para que a empresa consiga identificar situações como:

• horas trabalhadas;
• horas extras;
• atrasos;
• faltas;
• intervalos;
• banco de horas;
• folgas;
• jornadas incompletas.

O resultado desse tratamento ajuda o responsável pelo controle de jornada a verificar se os registros estão corretos antes do fechamento do período.

O que é AFD no registro de ponto?

AFD significa Arquivo Fonte de Dados.

É o arquivo que reúne informações relacionadas aos registros eletrônicos de ponto de acordo com o formato definido pela regulamentação.

A Portaria nº 671 estabelece que os sistemas de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados conforme as especificações determinadas pelo Ministério do Trabalho.

O AFD é importante principalmente em situações de fiscalização, auditoria ou necessidade de apresentação dos registros.

O que é AEJ?

AEJ significa Arquivo Eletrônico de Jornada.

Enquanto o AFD está relacionado aos dados originados dos registros, o AEJ está relacionado ao resultado do tratamento dos registros de jornada.

A Portaria nº 671 define o AEJ como uma das saídas relacionadas ao Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Por isso, AFD e AEJ não são simplesmente dois nomes para o mesmo arquivo.

Cada um possui uma finalidade dentro da estrutura do controle eletrônico de jornada.

A empresa precisa ter um atestado do sistema de ponto?

Sim.

A regulamentação estabelece o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade.

Os fabricantes ou desenvolvedores do sistema devem fornecer esse documento à empresa usuária, declarando que o equipamento ou programa atende às determinações aplicáveis.

O empregador somente pode utilizar o sistema de registro de ponto e o programa de tratamento quando possuir o respectivo Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade.

O documento deve ser mantido pela empresa para apresentação à Inspeção do Trabalho quando necessário.

Registro de ponto digital é melhor que o ponto manual?

Os dois modelos possuem características diferentes.

No ponto manual, os horários são registrados pelo próprio trabalhador em um documento físico.

No ponto digital, as marcações são armazenadas eletronicamente e podem ser processadas por um sistema de controle de jornada.

A escolha depende da estrutura da empresa, da quantidade de funcionários, dos locais de trabalho e do modelo de controle de jornada utilizado.

Para empresas com funcionários trabalhando em diferentes locais, por exemplo, um sistema digital pode permitir que as marcações sejam centralizadas em uma única plataforma.

Já uma empresa com uma operação industrial fixa pode optar por equipamentos físicos instalados no próprio estabelecimento.

Como escolher um sistema de registro de ponto digital?

Antes de contratar uma solução, é importante verificar mais do que apenas se o funcionário consegue bater o ponto pelo celular.

Alguns pontos que podem ser avaliados são:

Conformidade com a legislação

Verifique qual modalidade de REP é utilizada e se o sistema atende aos requisitos correspondentes da Portaria nº 671.

Comprovante de ponto

O sistema deve possuir uma forma adequada de disponibilizar os comprovantes das marcações ao trabalhador, conforme as regras aplicáveis.

Segurança dos registros

As informações de jornada precisam ser armazenadas de forma adequada e protegidas contra alterações indevidas.

Funcionamento em diferentes locais

Se existem funcionários externos, vale verificar como o sistema funciona em locais com conexão instável e se possui mecanismos para situações offline.

Tratamento da jornada

Além de registrar a entrada e a saída, o sistema deve facilitar a conferência das jornadas e das ocorrências.

Relatórios

Relatórios de horas trabalhadas, atrasos, faltas, horas extras e banco de horas podem facilitar o acompanhamento da jornada.

Exportação dos arquivos

Também é importante verificar se o sistema consegue gerar os arquivos exigidos pela regulamentação quando necessário.

Registro de ponto digital para funcionários externos

Empresas que possuem funcionários externos podem utilizar soluções digitais para centralizar as marcações de jornada.

Um trabalhador que passa parte do dia fora da empresa, por exemplo, pode realizar a marcação utilizando um dispositivo móvel.

Dependendo do sistema, a empresa também pode utilizar informações como localização para identificar o local associado à marcação.

Isso pode facilitar o acompanhamento de equipes que trabalham em obras, visitas técnicas, atendimento externo, entregas e outras atividades realizadas fora de um estabelecimento fixo.

Registro de ponto digital para pequenas empresas

Uma empresa pequena não precisa necessariamente instalar um relógio de ponto físico para controlar a jornada.

Um sistema baseado em software pode permitir que os funcionários realizem as marcações por computador ou celular, enquanto o responsável pela empresa acompanha os registros em uma plataforma.

Isso pode ser interessante principalmente quando a equipe trabalha em locais diferentes ou quando não existe uma estrutura física adequada para instalar um equipamento de ponto.

O mais importante é que o sistema escolhido seja compatível com o modelo de registro adotado pela empresa e atenda às exigências aplicáveis.

Qual a diferença entre ponto digital e ponto eletrônico?

Os termos são frequentemente utilizados como sinônimos, mas podem aparecer em contextos diferentes.

Ponto eletrônico é o termo utilizado na regulamentação para os sistemas eletrônicos de controle de jornada.

Ponto digital é uma expressão bastante utilizada para descrever sistemas modernos de registro de ponto baseados em software, aplicativos, computadores ou dispositivos móveis.

Na prática, quando alguém pesquisa por "ponto digital", normalmente está procurando uma solução eletrônica para registrar e administrar a jornada dos funcionários.

Conclusão

O registro de ponto digital é uma forma eletrônica de controlar a jornada dos funcionários e pode ser utilizado por empresas com diferentes estruturas e modelos de trabalho.

A regulamentação brasileira atualmente prevê três modalidades de registradores eletrônicos: REP-C, REP-A e REP-P. Entre elas, o REP-P permite que o registro seja realizado por meio de software executado em servidor dedicado ou ambiente de nuvem.

Para a empresa, escolher um sistema de ponto digital não significa apenas encontrar uma ferramenta para registrar horários.

É necessário verificar os requisitos aplicáveis ao sistema, a forma de armazenamento das marcações, a disponibilização dos comprovantes, o tratamento da jornada e a documentação exigida pela regulamentação.

Dessa forma, o ponto digital pode substituir processos manuais e centralizar o controle de jornada em uma única plataforma, inclusive para equipes que trabalham fora da empresa.