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Artigo
O que é um sistemade ponto eletrônico?
Um sistema de ponto eletrônico é uma solução utilizada para registrar os horários de entrada, saída e demais marcações da jornada de trabalho dos funcionários.
Em vez de registrar os horários manualmente em papel ou em uma planilha, a empresa utiliza um sistema eletrônico para realizar, armazenar e tratar as marcações de ponto.
A regulamentação brasileira estabelece requisitos específicos para esse tipo de controle. Atualmente, a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) prevê três tipos de sistemas de registro eletrônico de ponto: REP-C, REP-A e REP-P.
Como funciona um sistema de ponto eletrônico?
O funcionamento básico é simples:
- 1. O funcionário realiza a marcação do ponto;
- 2. O sistema registra a data e o horário;
- 3. A marcação é armazenada;
- 4. O sistema disponibiliza o comprovante ao trabalhador;
- 5. As informações podem ser tratadas para gerar o espelho de ponto;
- 6. A empresa acompanha a jornada, horas extras, atrasos, faltas e outras ocorrências.
Dependendo do sistema utilizado, a marcação pode ser feita por relógio eletrônico, computador, celular, tablet ou outro dispositivo compatível.
No caso do REP-P, por exemplo, a Portaria 671 estabelece requisitos para o funcionamento do sistema e permite que as marcações sejam realizadas por meio de equipamentos, dispositivos físicos ou programas utilizados como coletores de marcação.
Para que serve o ponto eletrônico?
O principal objetivo é registrar a jornada de trabalho dos funcionários e organizar essas informações.
Um sistema pode ser utilizado para acompanhar:
- Horário de entrada;
- Horário de saída;
- Intervalos;
- Horas extras;
- Atrasos;
- Faltas;
- Banco de horas;
- Justificativas;
- Jornada realizada;
- Espelho de ponto.
Além disso, o registro eletrônico facilita a consulta e o tratamento das informações de jornada.
O que diz a Portaria 671 sobre o sistema de ponto eletrônico?
A Portaria 671 determina que, quando a empresa opta pelo registro eletrônico, deve utilizar um dos sistemas previstos na regulamentação.
São eles:
REP-C
O REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional) é o equipamento físico utilizado exclusivamente para o registro da jornada.
É o modelo tradicionalmente associado ao relógio eletrônico de ponto instalado no estabelecimento da empresa.
REP-A
O REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) é um conjunto de equipamentos e programas destinado ao registro da jornada.
Sua utilização depende de autorização por convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
REP-P
O REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) é baseado em software executado em servidor dedicado ou ambiente de nuvem.
Ele pode utilizar diferentes coletores de marcação e inclui o armazenamento dos registros e o programa de tratamento de ponto.
É o modelo utilizado por diversas soluções modernas de ponto eletrônico online e ponto pelo celular.
Qual a diferença entre ponto eletrônico e relógio de ponto?
Os termos são relacionados, mas não significam exatamente a mesma coisa.
O relógio de ponto normalmente se refere ao equipamento físico utilizado para registrar a jornada.
Já o sistema de ponto eletrônico é um conceito mais amplo e pode envolver equipamentos, softwares, armazenamento dos registros e tratamento das informações.
No REP-P, por exemplo, o registro pode ser realizado por meio de software, sem que a empresa precise instalar um relógio de ponto físico.
Ponto eletrônico pelo celular é um sistema de ponto eletrônico?
Sim, desde que a solução esteja estruturada de acordo com a modalidade de registro eletrônico aplicável.
O próprio Ministério do Trabalho explica que o REP-P possibilita o uso de novas tecnologias, incluindo a marcação de ponto mobile.
Nesse modelo, o celular pode funcionar como um dos coletores responsáveis por enviar a marcação ao sistema.
Dependendo da solução, o aplicativo pode utilizar recursos como:
- GPS;
- Reconhecimento facial;
- Câmera;
- Internet;
- Identificação do funcionário;
- Registro de data e horário.
A utilização desses recursos, entretanto, não substitui os requisitos legais que o sistema de registro eletrônico precisa cumprir. Confira o artigo completo sobre ponto por celular.
O sistema de ponto eletrônico pode alterar uma marcação?
O sistema precisa preservar a finalidade do registro de jornada.
A regulamentação determina que o sistema registre fielmente as marcações realizadas e proíbe mecanismos que desvirtuem o registro, como marcação automática utilizando horários predeterminados ou contratuais e dispositivos que permitam alterar os dados registrados pelo empregado.
O tratamento do ponto pode acrescentar informações para complementar determinadas situações, como omissões e movimentações de banco de horas, ou indicar marcações indevidas, conforme as regras aplicáveis.
O funcionário recebe comprovante do ponto?
Sim.
A Portaria 671 estabelece que o REP-C e o REP-P devem emitir ou disponibilizar acesso ao Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador.
Quando o comprovante é eletrônico, ele deve ser disponibilizado ao trabalhador por meio do sistema após a marcação, independentemente de solicitação prévia.
O empregado também deve conseguir extrair seus comprovantes das marcações realizadas, observadas as regras da regulamentação.
O que é o programa de tratamento de ponto?
O Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) é o sistema utilizado pela empresa para receber as marcações de ponto e transformá-las em informações de jornada.
É nele que os registros de entrada, saída e intervalos podem ser organizados para calcular e apresentar a jornada do funcionário, permitindo a emissão do Espelho de Ponto Eletrônico e de outros arquivos exigidos pela regulamentação.
Ele é diferente do equipamento ou aplicativo usado para registrar o ponto. O aplicativo, por exemplo, pode ser usado pelo funcionário para informar o horário de entrada. O programa de tratamento recebe essa marcação e realiza o tratamento necessário para apresentar os registros e a jornada.
Segundo a Portaria 671, o programa também deve respeitar regras específicas sobre o tratamento e a preservação das marcações. Ele não pode simplesmente substituir ou apagar os registros originais.
O que é o Espelho de Ponto Eletrônico?
O Espelho de Ponto Eletrônico é o relatório que apresenta as informações da jornada do trabalhador após o tratamento dos registros.
Ele permite visualizar os horários registrados e as informações relacionadas à jornada.
Esse documento é importante tanto para o acompanhamento interno da empresa quanto para a organização das informações trabalhistas. Veja também o que é espelho de ponto.
O sistema de ponto eletrônico precisa armazenar os registros?
Sim.
O armazenamento dos registros faz parte da estrutura do sistema de registro eletrônico de ponto.
No caso do REP-P, a própria definição da modalidade inclui o armazenamento de registro de ponto junto aos demais componentes do sistema.
A regulamentação também estabelece requisitos relacionados à geração e disponibilização dos arquivos necessários para fiscalização.
Sistema de ponto eletrônico precisa atender à Portaria 671?
Quando a empresa opta pelo registro eletrônico de ponto, deve utilizar um dos tipos de sistema previstos pela Portaria 671 e observar os requisitos correspondentes.
A norma atualmente reconhece:
O MTE também informa que o empregador que utiliza sistema de registro eletrônico deve possuir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelo fabricante ou desenvolvedor, conforme as regras da Portaria 671.
Sistema de ponto eletrônico é obrigatório?
Não. A jornada pode ser registrada por meio manual, mecânico ou eletrônico.
A obrigatoriedade é de registrar a jornada quando a legislação exigir, mas isso não significa que o registro precise ser eletrônico.
Confira também: empresa com menos de 20 funcionários precisa de ponto.
Quais são as vantagens de um sistema de ponto eletrônico?
Um sistema eletrônico pode facilitar a administração da jornada ao centralizar as informações em uma única plataforma.
Entre os recursos normalmente encontrados estão:
- Registro pelo celular ou computador;
- Acompanhamento das marcações;
- Controle de horas extras;
- Banco de horas;
- Relatórios;
- Espelho de ponto;
- Justificativas;
- Gestão de funcionários;
- Acesso às informações pelo trabalhador.
Para empresas com funcionários externos ou equipes em diferentes locais, soluções baseadas em software também podem permitir o registro sem a necessidade de instalar um relógio físico em cada local.
Quanto custa um sistema de ponto eletrônico?
O preço depende do número de funcionários, dos recursos disponíveis e do modelo de cobrança.
Existem sistemas que cobram uma mensalidade fixa por determinada quantidade de funcionários e outros que utilizam cobrança por colaborador.
Também podem existir custos adicionais de implantação, equipamentos ou funcionalidades específicas.
Por isso, ao comparar sistemas de ponto eletrônico, é importante verificar não apenas a mensalidade, mas também o que está incluído no plano. Veja o artigo quanto custa um sistema de ponto eletrônico.
Como escolher um sistema de ponto eletrônico?
Antes de contratar uma solução, a empresa deve verificar:
O sistema é REP-C, REP-A ou REP-P?
Essa informação ajuda a identificar qual regulamentação e quais requisitos são aplicáveis.
O sistema fornece o Atestado Técnico?
Verifique se o fornecedor disponibiliza a documentação exigida pela regulamentação.
O funcionário recebe o comprovante da marcação?
O sistema deve disponibilizar o comprovante conforme as regras aplicáveis.
O sistema gera o Espelho de Ponto?
Esse relatório é importante para o tratamento e acompanhamento das jornadas.
O sistema gera o AEJ?
O Arquivo Eletrônico de Jornada faz parte dos documentos gerados pelo programa de tratamento de registro de ponto.
Como os registros são armazenados?
Verifique como o fornecedor realiza o armazenamento e a proteção das informações.
Para um guia completo, leia como escolher um sistema de ponto eletrônico para pequenas empresas.
Sistema de ponto eletrônico online é confiável?
A confiabilidade depende da solução utilizada e de como ela foi desenvolvida e administrada.
Para avaliar uma plataforma, a empresa deve verificar aspectos como:
- Segurança dos dados;
- Armazenamento;
- Disponibilidade;
- Controle de acesso;
- Histórico das informações;
- Backup;
- Documentação;
- Atendimento aos requisitos da Portaria 671.
No caso de um sistema utilizado como REP-P, também devem ser observados os requisitos específicos dessa modalidade.
Conclusão
O sistema de ponto eletrônico é uma solução utilizada para registrar e administrar a jornada de trabalho por meios eletrônicos.
Com a regulamentação atual, quando a empresa escolhe o registro eletrônico, deve utilizar uma das modalidades previstas na Portaria 671: REP-C, REP-A ou REP-P.
Para empresas que procuram uma solução online ou que permita o registro pelo celular, o REP-P é especialmente relevante, pois é baseado em software e pode utilizar diferentes coletores de marcação.
Ao contratar um sistema, é importante verificar não apenas os recursos comerciais, mas também a modalidade de REP utilizada, a documentação fornecida e o atendimento aos requisitos da regulamentação.
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