O espelho de ponto é o relatório que reúne as informações registradas e tratadas sobre a jornada de trabalho de um funcionário durante determinado período.
Ele permite consultar os horários de entrada, saída e demais marcações realizadas pelo trabalhador, além das informações resultantes do tratamento do registro de ponto.
No caso do registro eletrônico de ponto, a Portaria 671 estabelece regras específicas para o Espelho de Ponto Eletrônico, incluindo as informações mínimas que devem aparecer no relatório.
Para que serve o espelho de ponto?
O espelho de ponto serve para apresentar de forma organizada os registros da jornada do funcionário.
Por meio dele, é possível conferir informações como:
- Horários de entrada;
- Horários de saída;
- Intervalos;
- Jornada contratual;
- Horas trabalhadas;
- Marcações tratadas;
- Marcações desconsideradas;
- Marcações pré-assinaladas;
- Ocorrências da jornada.
O relatório também permite que o trabalhador confira as informações utilizadas para o tratamento da sua jornada.
O que é o espelho de ponto eletrônico?
O Espelho de Ponto Eletrônico é o relatório gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto.
A Portaria 671 determina que o programa de tratamento gere o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico.
O relatório não é simplesmente uma lista das marcações. Ele apresenta também informações resultantes do tratamento dos registros.
O que deve constar no espelho de ponto?
De acordo com o artigo 84 da Portaria 671, o Espelho de Ponto Eletrônico deve conter, no mínimo, determinadas informações.
Identificação da empresa
O relatório deve apresentar a identificação do empregador, incluindo: nome; CNPJ ou CPF; e CEI, CAEPF ou CNO, quando existente.
Identificação do funcionário
Também devem constar informações que identifiquem o trabalhador, incluindo: nome; CPF; data de admissão; e cargo ou função.
Período do relatório
O espelho deve informar a data de emissão e o período correspondente ao relatório.
Isso permite identificar exatamente qual período da jornada está sendo apresentado.
Jornada contratual
O relatório deve apresentar o horário e a jornada contratual do empregado.
Essa informação pode ser comparada com as marcações efetivamente realizadas.
Marcações efetuadas e tratadas
O espelho deve apresentar as marcações realizadas no REP e as marcações tratadas pelo programa de tratamento.
A Portaria 671 menciona marcações incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas.
Duração das jornadas realizadas
O relatório também deve apresentar a duração das jornadas realizadas, considerando inclusive o horário noturno reduzido quando aplicável.
Qual a diferença entre marcação de ponto e espelho de ponto?
A marcação de ponto é o registro realizado pelo funcionário.
Por exemplo:
Entrada: 08:02
Saída para intervalo: 12:01
Retorno: 13:02
Saída: 18:04
O espelho de ponto reúne essas marcações e apresenta as informações tratadas referentes à jornada.
Assim, a marcação é o registro individual realizado no sistema, enquanto o espelho é o relatório que organiza e apresenta os dados da jornada.
O espelho de ponto pode ter marcações diferentes das originais?
O programa de tratamento pode acrescentar informações para complementar determinadas situações, como omissões no registro, ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas.
A Portaria 671 estabelece que a função de tratamento dos dados deve se limitar a essas finalidades.
Isso é diferente de simplesmente apagar ou alterar o registro original realizado pelo funcionário.
O funcionário precisa receber o espelho de ponto?
O trabalhador deve ter acesso às informações constantes do Espelho de Ponto Eletrônico.
A Portaria 671 estabelece que esse acesso deve ocorrer por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa, ou em prazo inferior, a critério da empresa.
Dessa forma, o funcionário consegue consultar as informações utilizadas para o controle da sua jornada.
Espelho de ponto é obrigatório?
Quando a empresa utiliza um sistema de registro eletrônico de ponto sujeito às regras da Portaria 671, o programa de tratamento deve gerar o Espelho de Ponto Eletrônico.
O artigo 83 determina que o programa de tratamento gere o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.
A obrigação do relatório está relacionada ao uso do sistema eletrônico e às regras aplicáveis ao controle de jornada.
Qual a diferença entre espelho de ponto e comprovante de ponto?
São documentos diferentes.
O Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador está relacionado a uma marcação específica realizada pelo funcionário.
Já o Espelho de Ponto Eletrônico apresenta o conjunto de informações da jornada durante determinado período.
Por exemplo:
Comprovante: Entrada registrada às 08:02.
Espelho de ponto: Apresenta as marcações e informações da jornada de todo o período do relatório.
A Portaria 671 possui regras específicas para o acesso aos comprovantes das marcações realizadas.
O que é espelho de ponto mensal?
O espelho de ponto mensal é o relatório utilizado para apresentar as informações da jornada do trabalhador durante um determinado mês ou período de apuração.
Ele pode reunir as marcações realizadas durante o período e as informações tratadas pelo sistema.
O formato e o período de emissão podem variar conforme a organização da empresa, mas o Espelho de Ponto Eletrônico deve conter as informações mínimas determinadas pela Portaria 671.
Como funciona o espelho de ponto no sistema eletrônico?
Em um sistema de ponto eletrônico, o fluxo normalmente funciona da seguinte maneira:
1. O funcionário registra o ponto
O trabalhador realiza a marcação utilizando o coletor disponibilizado pela empresa.
2. O sistema armazena a marcação
A informação é registrada no sistema de registro eletrônico de ponto.
3. O programa realiza o tratamento
O programa de tratamento processa os dados e pode complementar determinadas informações permitidas pela regulamentação.
4. O espelho de ponto é gerado
O sistema gera o relatório com as informações da jornada.
5. O funcionário consulta os registros
O trabalhador pode acessar as informações do espelho conforme as regras aplicáveis.
O espelho de ponto mostra horas extras?
O relatório apresenta a duração das jornadas realizadas e as marcações tratadas.
A partir dessas informações, o sistema de gestão de jornada pode apresentar ocorrências relacionadas a horas extras, banco de horas, atrasos e outras situações, conforme sua configuração e as regras aplicáveis à jornada.
É importante diferenciar, porém, o registro da jornada do cálculo utilizado pela empresa para folha de pagamento ou compensação de horas.
Espelho de ponto e banco de horas
O espelho de ponto também pode apresentar informações relacionadas ao tratamento da jornada e às movimentações do banco de horas.
A Portaria 671 permite que o programa de tratamento acrescente informações para complementar movimentações do banco de horas.
Assim, o relatório pode ser utilizado como parte do acompanhamento das horas trabalhadas e das respectivas compensações.
Espelho de ponto pode ser digital?
Sim.
A Portaria 671 permite que o trabalhador tenha acesso às informações do Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado.
Portanto, o acesso não precisa necessariamente ocorrer por meio de uma folha impressa. A empresa pode disponibilizar as informações eletronicamente, conforme as regras aplicáveis.
Sistema de ponto pelo celular gera espelho de ponto?
Pode gerar.
O fato de as marcações serem realizadas pelo celular não elimina a necessidade de observar os requisitos aplicáveis ao sistema de registro eletrônico.
No caso de um sistema estruturado como REP-P, o programa de tratamento deve gerar o Espelho de Ponto Eletrônico conforme as regras da Portaria 671.
O Ministério do Trabalho também reconhece a utilização de tecnologias de marcação de ponto mobile no contexto do REP-P. Confira também ponto por celular.
Como conferir um espelho de ponto?
Ao receber o relatório, o funcionário pode verificar:
- Se os horários registrados estão corretos;
- Se os intervalos aparecem corretamente;
- Se existem marcações faltantes;
- Se existem marcações indevidas;
- Se a jornada contratual está correta;
- Se as horas trabalhadas correspondem à jornada realizada;
- Se existem ocorrências que precisam de justificativa.
Caso exista alguma divergência, a empresa deve possuir um procedimento para análise e tratamento da situação.
Empresa precisa guardar o espelho de ponto?
Os documentos e arquivos relacionados ao controle eletrônico de jornada estão sujeitos às regras de armazenamento e disponibilização previstas na legislação e na regulamentação aplicável.
A Portaria 671 também determina que o empregador disponibilize os arquivos eletrônicos e relatórios emitidos pelo programa de tratamento ao Auditor-Fiscal do Trabalho quando solicitados.
Conclusão
O espelho de ponto é o relatório que organiza as informações da jornada do trabalhador a partir dos registros realizados no sistema de ponto.
No registro eletrônico, a Portaria 671 determina que o Programa de Tratamento de Registro de Ponto gere o Espelho de Ponto Eletrônico e estabelece quais informações devem constar no relatório.
Entre elas estão a identificação da empresa e do funcionário, o período do relatório, a jornada contratual, as marcações efetuadas e tratadas e a duração das jornadas realizadas.
Para empresas que utilizam um sistema de ponto eletrônico, o espelho é uma das principais formas de consultar e acompanhar os registros de jornada dos funcionários.
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Comentários
Perguntas frequentes
O que é espelho de ponto?
É o relatório que reúne as informações da jornada do trabalhador, incluindo as marcações realizadas e os dados tratados pelo sistema.
O que aparece no espelho de ponto?
Entre as informações mínimas estão a identificação do empregador, identificação do trabalhador, período do relatório, jornada contratual, marcações efetuadas e tratadas e duração das jornadas realizadas.
O funcionário tem direito ao espelho de ponto?
O trabalhador deve ter acesso às informações constantes do Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa, ou em prazo inferior, conforme a Portaria 671.
Espelho de ponto é a mesma coisa que cartão de ponto?
Não exatamente. O cartão ou registro de ponto contém as marcações realizadas. O espelho de ponto é o relatório que reúne e apresenta as informações da jornada após o tratamento dos registros.
O espelho de ponto pode ser digital?
Sim. O acesso pode ser disponibilizado por meio de sistema informatizado.
Quem gera o espelho de ponto?
O Programa de Tratamento de Registro de Ponto é responsável por gerar o relatório Espelho de Ponto Eletrônico.
O espelho de ponto precisa ter assinatura?
A necessidade e a forma de assinatura devem ser analisadas conforme o sistema utilizado e as regras aplicáveis. A Portaria 671 estabelece os requisitos mínimos do relatório e as regras para os documentos eletrônicos do sistema.
