Como implantar ponto eletrônico na empresa: passo a passo

O que é implantar um sistema de ponto eletrônico?

Implantar ponto eletrônico significa colocar em funcionamento uma estrutura capaz de registrar e tratar a jornada dos funcionários.

Isso normalmente envolve:

• escolha do sistema;
• definição dos funcionários que serão controlados;
• cadastro de empregados;
• configuração das jornadas;
• definição dos locais de trabalho;
• configuração dos dispositivos de marcação;
• definição das regras de intervalo;
• configuração de horas extras e banco de horas;
• testes;
• treinamento;
• acompanhamento dos registros;
• fechamento do período.

Em uma solução eletrônica, também é necessário verificar como o sistema gera e preserva os arquivos e documentos relacionados às marcações.

A Portaria nº 671 estabelece requisitos para os sistemas de registro eletrônico e determina que os registros sejam tratados de forma a preservar a fidelidade das marcações.

Quem precisa implantar ponto eletrônico?

Primeiro é necessário verificar se a empresa está obrigada ao controle de jornada e quais empregados estão abrangidos.

A obrigação de controle de jornada não significa necessariamente obrigação de utilizar um sistema eletrônico.

A empresa pode utilizar controle manual, mecânico ou eletrônico, observadas as regras aplicáveis.

Quando optar pelo registro eletrônico, deverá utilizar um dos sistemas previstos na Portaria nº 671:

• REP-C;
• REP-A;
• REP-P.

O Ministério do Trabalho e Emprego confirma essa estrutura atualmente.

Para entender quando o controle de jornada é obrigatório, veja controle de jornada obrigatório.

Antes de implantar: faça um diagnóstico da empresa

O primeiro passo não deveria ser escolher um fornecedor.

Antes disso, a empresa precisa entender como seus funcionários trabalham.

Algumas perguntas ajudam a definir a estrutura necessária:

• Quantos funcionários terão a jornada controlada?
• Eles trabalham em uma única unidade?
• Existem filiais?
• Existem funcionários externos?
• Existe home office?
• A operação é híbrida?
• Os funcionários utilizam celular?
• Existe necessidade de equipamento físico?
• Existe acesso à internet em todos os locais?
• Há períodos de instabilidade de conexão?
• A empresa utiliza banco de horas?
• Existem diferentes escalas?
• Existem jornadas diferentes por funcionário?
• O sistema precisa conversar com a folha de pagamento?

Essa análise evita contratar uma solução que funcione bem para um cenário diferente daquele encontrado na empresa.

Defina onde os funcionários irão registrar o ponto

O local de trabalho influencia diretamente a escolha da tecnologia.

Uma empresa com funcionários concentrados em um único estabelecimento pode utilizar um equipamento físico instalado na entrada.

Uma empresa com equipes externas pode precisar de uma solução móvel.

Uma operação híbrida pode utilizar diferentes formas de registro.

É possível, inclusive, combinar diferentes formas de marcação conforme o perfil dos funcionários.

Por exemplo:

• relógio físico para funcionários da fábrica;
• aplicativo para vendedores externos;
• aplicativo para funcionários em home office;
• outro terminal em uma segunda unidade.

O importante é que os registros sejam centralizados e tratados corretamente.

Escolha o tipo de registro eletrônico

A Portaria nº 671 estabelece três categorias de sistema de registro eletrônico.

REP-C

O REP-C — Registrador Eletrônico de Ponto Convencional é o equipamento físico utilizado para registrar a jornada.

É o modelo tradicionalmente associado ao relógio de ponto.

O equipamento possui características próprias e deve permanecer no local da prestação do serviço, conforme as regras aplicáveis.

Os modelos de REP-C são registrados conforme os procedimentos previstos pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

REP-A

O REP-A — Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo é um conjunto de equipamentos e programas destinado ao registro da jornada.

Sua utilização depende de autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho e fica limitada ao período de vigência do instrumento autorizador.

REP-P

O REP-P — Registrador Eletrônico de Ponto via Programa é baseado em software executado em servidor dedicado ou ambiente de nuvem.

A estrutura inclui o programa, os coletores de marcações e o armazenamento dos registros.

O MTE destaca que o REP-P permite utilizar novas tecnologias, incluindo marcação de ponto por dispositivos móveis.

O REP-P precisa de certificado de registro de programa de computador no INPI, conforme orientação do MTE.

Como escolher entre REP-C, REP-A e REP-P?

A escolha depende da estrutura que a empresa pretende utilizar.

REP-C pode ser considerado quando a empresa quer utilizar um equipamento físico convencional.

REP-A possui como característica importante a necessidade de autorização por instrumento coletivo.

REP-P permite uma estrutura baseada em software, incluindo diferentes dispositivos e tecnologias de marcação.

A empresa deve analisar também os requisitos técnicos, documentação fornecida pelo desenvolvedor ou fabricante e a forma como os registros serão armazenados e tratados.

Não basta escolher o modelo pelo dispositivo utilizado pelo funcionário.

Um aplicativo, por exemplo, pode fazer parte de uma estrutura REP-P, mas o fato de existir um aplicativo não significa automaticamente que qualquer aplicativo seja um sistema de registro eletrônico de ponto válido.

Escolha o fornecedor

Depois de definir o modelo necessário, compare os fornecedores.

Alguns pontos devem ser analisados antes da contratação:

Tipo de REP

Confirme qual estrutura o fornecedor utiliza.

Comprovante de registro

Verifique como o funcionário recebe ou acessa o comprovante após a marcação.

No REP-P, por exemplo, o comprovante pode ser disponibilizado eletronicamente após cada marcação, observadas as regras da Portaria.

Registros originais

Entenda como as marcações são armazenadas e preservadas.

AFD e AEJ

Verifique como o sistema gera os arquivos exigidos.

A Portaria determina que todos os tipos de sistema de registro eletrônico gerem o Arquivo Fonte de Dados — AFD conforme as especificações aplicáveis. O Programa de Tratamento de Registro de Ponto utiliza os dados para gerar o Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada — AEJ.

Espelho de ponto

Confira como o funcionário e o responsável pelo RH acessam o espelho.

Integração

Avalie a integração com folha de pagamento, banco de horas e outros sistemas.

Segurança

Verifique autenticação, controle de acesso, armazenamento, logs, backups e proteção dos dados.

Suporte

Considere atendimento durante implantação e operação.

Solicite a documentação do sistema

Antes de colocar o sistema em produção, solicite ao fornecedor a documentação necessária.

A Portaria nº 671 prevê que o empregador que utiliza sistema eletrônico possua Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelo fabricante ou desenvolvedor, conforme as regras aplicáveis. O próprio MTE destaca essa obrigação.

A documentação deve ser armazenada pela empresa junto aos demais documentos relacionados ao sistema.

Cadastre a empresa

Depois de escolher a solução, a primeira configuração normalmente envolve o cadastro da empresa.

Entre as informações necessárias podem estar:

• razão social;
• CNPJ;
• estabelecimentos;
• endereços;
• setores;
• locais de trabalho;
• responsáveis pelo sistema;
• parâmetros de jornada.

Se a empresa possui várias unidades, é importante estruturar corretamente os estabelecimentos desde o início.

Isso evita problemas posteriores na identificação do local de prestação do serviço e na gestão dos funcionários.

Cadastre os funcionários

Depois da empresa, cadastre os empregados abrangidos pelo controle.

Normalmente serão necessárias informações como:

• nome;
• CPF;
• matrícula ou identificação interna;
• estabelecimento;
• setor;
• cargo;
• jornada;
• escala;
• horário;
• data de admissão.

A identificação precisa ser consistente entre o sistema de ponto e os demais sistemas utilizados pelo RH.

Quando existe integração com folha de pagamento, diferenças cadastrais podem gerar problemas no processamento.

Configure as jornadas

Essa é uma das etapas mais importantes da implantação.

A empresa precisa cadastrar as jornadas efetivamente utilizadas.

Exemplos:

Jornada administrativa — 08:00 às 18:00, com intervalo.

Jornada comercial — 09:00 às 18:00.

Escala — trabalho organizado de acordo com uma escala específica.

Jornada externa — funcionários que realizam atividades fora do estabelecimento.

Não basta cadastrar um único horário para toda a empresa quando existem diferentes jornadas.

O sistema precisa representar a realidade operacional.

Configure os intervalos

Os intervalos também precisam ser definidos de acordo com a jornada e com as regras aplicáveis.

A empresa deve verificar:

• duração do intervalo;
• horário previsto;
• possibilidade de pré-assinalação;
• regras específicas da categoria;
• necessidade de tratamento de alterações.

A configuração incorreta do intervalo pode afetar o cálculo das horas trabalhadas e o fechamento do ponto.

Configure horas extras

Defina como o sistema tratará a jornada extraordinária.

É importante diferenciar:

• hora trabalhada além da jornada;
• autorização interna para realização de hora extra;
• registro efetivo da jornada;
• cálculo;
• compensação;
• pagamento.

O sistema não deve impedir a marcação de sobrejornada simplesmente porque existe uma regra interna de autorização.

A Portaria nº 671 veda que o sistema exija autorização prévia para a marcação de sobrejornada.

A política interna da empresa sobre autorização de horas extras é uma questão diferente do registro da jornada efetivamente realizada.

Configure banco de horas, se existir

Se a empresa utiliza banco de horas, configure as regras correspondentes.

O sistema deve conseguir identificar as horas que entram no banco e as respectivas compensações conforme as regras adotadas.

Também é importante estabelecer como o funcionário poderá consultar seu saldo.

Veja banco de horas e horas extras.

Configure escalas

Empresas que trabalham com turnos ou escalas precisam cadastrar corretamente os ciclos de trabalho.

Dependendo da operação, podem existir:

• turnos;
• escalas semanais;
• folgas;
• domingos;
• feriados;
• jornadas diferentes por grupo;
• alternância de horários.

Uma configuração genérica pode produzir cálculos incorretos mesmo quando o registro do funcionário estiver correto.

Veja também escalas de trabalho e ponto.

Configure os dispositivos de marcação

A configuração depende do tipo de sistema.

Em um relógio de ponto

Pode ser necessário configurar: equipamento; rede; comunicação; identificação dos funcionários; métodos de identificação; sincronização; parâmetros de operação.

Em um aplicativo

Pode ser necessário configurar: aplicativo; contas dos funcionários; permissões; dispositivos; autenticação; localização, se utilizada; funcionamento offline, se disponível.

O recurso de geolocalização é opcional e deve ser analisado separadamente da própria marcação.

Veja geolocalização no ponto.

Configure os perfis de acesso

Nem todos os usuários devem possuir os mesmos privilégios.

Uma estrutura comum pode separar:

Funcionário — consulta seus próprios registros.

Gestor — acompanha a equipe sob sua responsabilidade.

RH — realiza tratamento e fechamento da jornada.

Administrador — gerencia configurações do sistema.

O princípio é limitar o acesso conforme a necessidade de cada função.

Alterações administrativas também devem possuir mecanismos de rastreabilidade.

Faça os testes antes de liberar para todos

Nunca coloque o sistema em produção para toda a empresa sem realizar testes.

Crie um grupo piloto e teste situações diferentes.

Teste de entrada

Registre a entrada de um funcionário.

Verifique se o horário foi armazenado corretamente.

Teste de saída

Faça uma marcação de saída e confira o registro.

Teste de intervalo

Teste saída e retorno do intervalo.

Teste de hora extra

Realize uma marcação fora da jornada prevista e verifique o tratamento.

Teste de atraso

Simule uma entrada posterior ao horário configurado.

Teste de ausência

Verifique como uma falta é tratada.

Teste de alteração de jornada

Verifique o comportamento quando o funcionário possui uma jornada diferente.

Teste de comprovante

Confirme se o funcionário consegue acessar o comprovante.

Teste de espelho

Verifique a geração e consulta do espelho de ponto.

Teste de integração

Se houver integração com folha, teste a transferência dos dados.

Teste situações de falha

Também é importante testar situações fora do funcionamento normal.

Por exemplo:

• queda de internet;
• indisponibilidade temporária do servidor;
• troca de dispositivo;
• falha de sincronização;
• perda de conexão;
• erro de autenticação;
• indisponibilidade do equipamento.

Se a solução oferece funcionamento offline, verifique como a marcação é armazenada e posteriormente sincronizada.

Veja ponto eletrônico offline.

Treine os funcionários

Depois dos testes, explique aos funcionários como utilizar o sistema.

O treinamento deve responder perguntas simples:

• Como registrar a entrada?
• Como registrar o intervalo?
• Como registrar a saída?
• Como consultar o comprovante?
• O que fazer se esquecer uma marcação?
• O que fazer se o aplicativo estiver indisponível?
• Como informar uma ocorrência?
• Como consultar o espelho?
• Quem deve ser procurado em caso de problema?

Um sistema pode estar corretamente configurado e ainda assim gerar problemas se os usuários não souberem utilizá-lo.

Defina o procedimento para marcação esquecida

A empresa deve estabelecer o que acontece quando o funcionário esquece uma marcação.

O procedimento pode envolver:

• solicitação de correção;
• justificativa;
• análise pelo responsável;
• tratamento da omissão;
• registro da ocorrência.

A correção não deve significar simplesmente alterar a marcação original.

A Portaria nº 671 estabelece que o sistema eletrônico deve registrar fielmente as marcações e não pode possuir dispositivo que permita alterar os dados registrados pelo empregado. O Programa de Tratamento pode acrescentar informações para complementar determinadas omissões, conforme as regras aplicáveis.

Defina quem será responsável pelo ponto

A implantação também precisa definir responsabilidades.

O funcionário deve saber quais registros precisa realizar.

O gestor pode acompanhar ocorrências da equipe.

O RH pode tratar inconsistências e realizar o fechamento.

O administrador do sistema pode cuidar das configurações.

Sem essa definição, problemas simples podem ficar sem responsável.

Faça a primeira semana de acompanhamento

Depois da implantação, acompanhe os registros diariamente.

Procure identificar:

• funcionários sem marcação;
• horários incorretos;
• jornadas configuradas incorretamente;
• problemas de acesso;
• falhas de sincronização;
• registros duplicados;
• inconsistências de intervalo;
• dificuldades dos funcionários.

A primeira semana é especialmente importante porque muitos erros de implantação aparecem somente quando o sistema começa a ser utilizado em escala real.

Faça o fechamento do primeiro período

Depois de um período completo de utilização, realize o fechamento do ponto.

Verifique:

• marcações;
• horas trabalhadas;
• horas extras;
• atrasos;
• faltas;
• intervalos;
• banco de horas;
• justificativas;
• ocorrências;
• espelho de ponto.

O objetivo é confirmar que o sistema está produzindo os resultados esperados antes de tornar o processo definitivo.

Como funciona o espelho de ponto?

O espelho consolida as informações tratadas da jornada.

Nos sistemas eletrônicos, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto possui a função de tratar os dados das marcações e gerar o Espelho de Ponto Eletrônico e o AEJ.

Por isso, a implantação não termina quando o funcionário consegue bater o ponto.

É necessário verificar também o que acontece com os registros depois da marcação.

Veja o que é espelho de ponto.

Como funciona o comprovante de registro?

O comprovante serve para demonstrar o registro realizado pelo trabalhador.

A Portaria nº 671 estabelece requisitos para o comprovante emitido ou disponibilizado pelo REP-C e REP-P. Entre as informações previstas estão identificação do empregador, trabalhador, data e horário do registro e outros elementos conforme o tipo de REP.

No REP-P, o comprovante pode ser disponibilizado eletronicamente após cada marcação, sem necessidade de solicitação prévia, observadas as condições da norma.

Durante a implantação, esse fluxo deve ser testado.

O que acontece com os registros depois da marcação?

O registro passa por uma estrutura de armazenamento e tratamento.

De forma simplificada:

Funcionário → marcação → sistema de registro → armazenamento → tratamento → espelho/AEJ → folha

A arquitetura exata depende do tipo de REP utilizado.

No REP-P, por exemplo, o sistema é composto pelo programa, coletores, armazenamento das marcações e Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Como integrar o ponto com a folha de pagamento?

Depois que o sistema de ponto estiver funcionando, a empresa pode integrá-lo ao sistema de folha.

O fluxo pode envolver:

• registro da jornada;
• tratamento das marcações;
• apuração das horas;
• fechamento;
• envio das informações para a folha;
• processamento da remuneração.

A integração reduz lançamentos manuais e ajuda a manter os dados sincronizados.

Veja integração do ponto com a folha de pagamento.

Como implantar ponto eletrônico em várias unidades?

Em empresas com filiais, o planejamento deve considerar cada estabelecimento.

Defina:

• unidades;
• endereços;
• funcionários vinculados;
• dispositivos;
• jornadas;
• gestores;
• regras específicas;
• conectividade.

Uma implantação centralizada pode ser realizada por etapas.

Por exemplo: Fase 1: matriz. Fase 2: duas filiais piloto. Fase 3: demais unidades.

Isso permite identificar problemas antes de expandir o sistema para toda a empresa.

Como implantar ponto eletrônico em home office?

Para funcionários remotos, o sistema pode utilizar dispositivos móveis ou outras interfaces de software.

O REP-P permite soluções baseadas em novas tecnologias, incluindo marcação mobile.

A empresa deve definir:

• dispositivo utilizado;
• autenticação;
• procedimento de marcação;
• funcionamento sem conexão, se necessário;
• suporte;
• acesso aos comprovantes;
• tratamento das ocorrências;
• integração com a gestão da jornada.

O home office, por si só, não determina se haverá ou não controle de jornada. Isso depende do regime aplicável ao empregado.

Veja ponto eletrônico para home office.

Como implantar ponto eletrônico para funcionários externos?

Funcionários que trabalham fora da unidade podem utilizar soluções móveis.

Nesse cenário, a empresa deve avaliar:

• celular ou outro dispositivo;
• conexão;
• funcionamento offline;
• autenticação;
• localização, se necessária;
• suporte;
• comprovante;
• tratamento das marcações.

A geolocalização pode ser utilizada como informação adicional sobre o local da marcação, mas não é requisito geral de todo sistema de ponto.

Como implantar ponto por exceção?

Se a empresa pretende utilizar ponto por exceção, isso precisa ser considerado durante a configuração.

O ponto por exceção não é um tipo de REP.

É uma forma de consignar as ocorrências que fogem da jornada regular.

O MTE informa que REP-C, REP-A e REP-P podem trabalhar com ponto por exceção, assim como os controles manual e mecânico, desde que atendidos os requisitos aplicáveis.

Veja ponto por exceção.

Cuidados com os dados pessoais

O sistema de ponto pode tratar informações pessoais dos funcionários.

Dependendo dos recursos utilizados, podem existir dados adicionais relacionados a:

• identificação;
• localização;
• biometria;
• reconhecimento facial;
• dispositivo;
• registros de acesso.

A empresa deve avaliar quais dados são necessários para a finalidade do sistema e aplicar medidas adequadas de segurança e controle de acesso.

Quanto mais informações forem coletadas, maior deve ser a atenção à governança desses dados.

O que a empresa deve guardar após a implantação?

A documentação dependerá do sistema utilizado e das obrigações aplicáveis.

Entre os documentos e informações que podem fazer parte da estrutura estão:

• documentação do fornecedor;
• atestado técnico e termo de responsabilidade;
• registros;
• AFD;
• AEJ;
• espelhos de ponto;
• comprovantes;
• documentos relacionados às jornadas;
• acordos ou convenções aplicáveis.

A Portaria nº 671 estabelece requisitos específicos para geração e disponibilização do AFD e para o tratamento dos registros.

Erros comuns ao implantar ponto eletrônico

Evite estes erros frequentes na implantação:

Escolher o sistema antes de entender a operação

A empresa compra a tecnologia antes de mapear jornadas, unidades e perfis de funcionários.

Configurar uma única jornada para todos

Funcionários com horários diferentes acabam recebendo configurações incorretas.

Não testar o comprovante

O registro acontece, mas ninguém verifica se o funcionário consegue acessar o comprovante.

Não testar o fechamento

A empresa verifica apenas a marcação e esquece de verificar o cálculo e o espelho.

Ignorar situações sem internet

Isso pode gerar problemas principalmente em operações externas ou locais com conexão instável.

Não definir responsáveis

Funcionários, gestores e RH ficam sem saber quem deve tratar cada ocorrência.

Confundir sistema de ponto com folha

O ponto registra e trata informações da jornada; a folha utiliza essas informações para o processamento da remuneração.

Escolher o sistema apenas pelo preço

Uma mensalidade menor pode não representar um custo menor quando são considerados equipamentos, implantação, suporte, integração e manutenção.

Checklist para implantação do ponto eletrônico

Antes de colocar o sistema em produção, confira:

• Verificar a necessidade de controle de jornada;
• Mapear funcionários;
• Mapear estabelecimentos;
• Identificar jornadas e escalas;
• Definir locais de marcação;
• Escolher REP-C, REP-A ou REP-P;
• Avaliar fornecedor;
• Solicitar documentação técnica;
• Cadastrar empresa;
• Cadastrar funcionários;
• Configurar jornadas;
• Configurar intervalos;
• Configurar horas extras;
• Configurar banco de horas, se aplicável;
• Configurar dispositivos;
• Definir perfis de acesso;
• Testar marcações;
• Testar comprovantes;
• Testar espelho;
• Testar AFD e AEJ;
• Testar integração com folha;
• Testar falhas de conexão;
• Treinar funcionários;
• Definir responsáveis;
• Realizar período piloto;
• Acompanhar os primeiros registros;
• Fazer o primeiro fechamento.

Quanto tempo leva para implantar um ponto eletrônico?

Não existe um prazo único.

Uma pequena empresa com poucos funcionários e uma única jornada pode realizar a configuração rapidamente.

Uma empresa com várias unidades, escalas, diferentes jornadas, integração com folha e muitos funcionários exige uma implantação mais estruturada.

O prazo depende principalmente de:

• quantidade de funcionários;
• número de unidades;
• quantidade de jornadas;
• tipo de REP;
• quantidade de dispositivos;
• integrações;
• necessidade de migração;
• treinamento;
• período de testes.

Por isso, o ideal é dividir a implantação em etapas em vez de considerar apenas a instalação do sistema.

Como saber se o ponto eletrônico foi implantado corretamente?

Uma implantação pode ser considerada operacionalmente concluída quando a empresa consegue executar todo o ciclo da jornada:

Cadastro → marcação → armazenamento → comprovante → tratamento → espelho → fechamento → integração

Não basta o funcionário conseguir registrar a entrada.

A empresa precisa verificar se a informação permanece íntegra, pode ser tratada corretamente, aparece no espelho, pode ser consultada pelo trabalhador e chega corretamente aos processos posteriores.

Como implantar ponto eletrônico de forma segura?

Uma implantação bem estruturada começa pela operação e termina na validação do ciclo completo dos registros.

A empresa deve:

• entender como os funcionários trabalham;
• definir quais jornadas serão controladas;
• escolher a estrutura de registro;
• verificar os requisitos do sistema;
• configurar funcionários e jornadas;
• testar diferentes situações;
• treinar os usuários;
• acompanhar a operação inicial;
• validar o fechamento;
• manter a documentação do sistema.

No registro eletrônico, a Portaria nº 671 exige que as marcações sejam registradas fielmente e estabelece restrições a mecanismos como marcação automática, bloqueios de horário, exigência de autorização prévia para sobrejornada e alteração dos dados registrados pelo empregado.

A implantação, portanto, não termina na instalação do aplicativo ou do relógio.

O sistema precisa funcionar corretamente durante todo o ciclo de controle da jornada.

Como implantar ponto eletrônico na empresa: resumo

A implantação de ponto eletrônico envolve muito mais do que escolher um equipamento.

O processo começa pelo entendimento da operação e passa pela escolha do tipo de sistema, configuração das jornadas, cadastro dos funcionários, definição dos dispositivos, testes, treinamento e acompanhamento.

Para registro eletrônico, a empresa deve utilizar uma das estruturas previstas pela Portaria nº 671: REP-C, REP-A ou REP-P.

Depois da marcação, ainda existem etapas importantes, como armazenamento, tratamento, comprovante, AFD, AEJ, espelho de ponto e eventual integração com a folha.

Uma implantação bem feita deve validar todo esse fluxo antes de colocar o sistema definitivamente em produção.