App de ponto eletrônico: como funciona e como usar

O que é um app de ponto eletrônico?

Um app de ponto eletrônico é um aplicativo utilizado para realizar marcações de jornada por meio de um dispositivo eletrônico.

Em vez de o funcionário registrar o ponto em um relógio físico, a marcação pode ser realizada pelo celular ou outro dispositivo compatível com o sistema.

Uma marcação pode registrar informações como:

• identificação do funcionário;
• data;
• horário;
• tipo da marcação;
• identificador do dispositivo ou coletor;
• informações necessárias para o registro eletrônico.

A estrutura exata depende do sistema utilizado.

O aplicativo funciona como uma interface para realizar a marcação. Por trás dele existe uma estrutura responsável por receber, armazenar e tratar os registros de jornada.

Como funciona o ponto eletrônico pelo celular?

O funcionamento normalmente começa com o funcionário acessando o aplicativo utilizando sua conta.

Ao realizar a marcação, o sistema identifica o trabalhador e registra a data e o horário correspondentes.

Dependendo da solução, outras informações podem ser associadas à marcação, como localização ou identificação do dispositivo.

Depois do registro, a marcação é armazenada no sistema para que possa ser utilizada no controle da jornada.

Um exemplo simples seria:

08:01 — Entrada

12:04 — Início do intervalo

13:02 — Retorno

18:05 — Saída

Esses registros posteriormente podem ser utilizados para calcular a duração da jornada, horas extras, atrasos, intervalos e outras informações relacionadas ao controle de ponto.

App de ponto eletrônico é permitido?

Sim. A regulamentação brasileira prevê sistemas de registro eletrônico de ponto que podem utilizar software e diferentes tipos de coletores de marcação.

A Portaria nº 671/2021 classifica os registradores eletrônicos em REP-C, REP-A e REP-P. O Ministério do Trabalho e Emprego explica que o REP-P foi criado para possibilitar o uso de novas tecnologias, incluindo a marcação de ponto mobile.

No REP-P, o registrador é um programa executado em servidor dedicado ou ambiente de nuvem, utilizado para registro da jornada.

A própria regulamentação prevê diferentes tipos de coletores para as marcações realizadas pelo REP-P, incluindo aplicativo mobile, navegador e aplicativo desktop.

Portanto, um aplicativo pode fazer parte de uma solução de registro eletrônico de ponto.

App de ponto eletrônico e REP-P

O REP-P significa Registrador Eletrônico de Ponto via Programa.

Diferentemente de um relógio de ponto físico, o REP-P é baseado em software.

A Portaria 671 estabelece que o REP-P deve ser executado em servidor dedicado ou ambiente de nuvem e utilizado exclusivamente para registro de jornada e controles relacionados à entrada e saída dos empregados.

Para o REP-P, a regulamentação também estabelece requisitos técnicos específicos.

Entre eles estão:

• identificação da organização e do trabalhador;
• sincronização do relógio com a Hora Legal Brasileira;
• registro por coletor conectado ao REP-P;
• possibilidade excepcional de marcação offline;
• armazenamento dos registros em estrutura própria;
• mecanismos de segurança e integridade dos dados.

Por isso, simplesmente criar um aplicativo que tenha um botão de "bater ponto" não significa, por si só, que qualquer aplicativo esteja automaticamente adequado como REP-P.

A solução utilizada pela empresa precisa atender aos requisitos aplicáveis ao sistema de registro eletrônico adotado.

App de ponto precisa ter internet?

Não necessariamente.

Um sistema baseado em REP-P pode permitir marcações realizadas pelo coletor mesmo quando ele estiver temporariamente offline.

A Portaria 671 prevê que as marcações do REP-P sejam realizadas por coletor online, mas admite excepcionalmente o funcionamento offline. Quando isso ocorre, os registros devem ser enviados posteriormente quando o coletor voltar a ficar online.

Na prática, isso permite que um funcionário consiga registrar o ponto mesmo em situações como:

• falta temporária de internet;
• áreas com sinal instável;
• locais de trabalho afastados;
• obras;
• operações externas.

O comportamento exato depende da implementação do sistema.

Como funciona o ponto offline?

No modo offline, o aplicativo pode registrar a marcação no próprio dispositivo e armazená-la temporariamente.

Quando a conexão é restabelecida, o registro é enviado ao sistema responsável pelo armazenamento da jornada.

Por exemplo:

08:00 — funcionário registra o ponto

08:00 — celular está sem conexão

08:15 — conexão é restabelecida

08:15 — aplicativo sincroniza a marcação

O objetivo é evitar que uma falha temporária de conexão impeça o registro da jornada.

A solução, porém, precisa implementar esse mecanismo de acordo com os requisitos técnicos aplicáveis ao REP-P.

App de ponto pode funcionar no navegador?

Sim.

O modelo de ponto eletrônico via programa não está limitado a um aplicativo instalado no celular.

A documentação oficial do Ministério do Trabalho e Emprego prevê, entre os identificadores de coletor do REP-P, aplicativo mobile, browser, aplicativo desktop e dispositivo eletrônico.

Isso permite que uma solução de ponto seja disponibilizada por diferentes interfaces.

Por exemplo:

Celular: aplicativo mobile.

Computador: navegador.

Desktop: aplicativo instalado.

A empresa pode utilizar uma ou mais dessas interfaces de acordo com sua operação.

App de ponto eletrônico precisa de geolocalização?

Não necessariamente.

A geolocalização pode ser uma funcionalidade adicional de um aplicativo de ponto, mas não é sinônimo de registro eletrônico de jornada.

Um aplicativo pode registrar o horário sem armazenar a localização do funcionário.

Quando a geolocalização é utilizada, ela pode ser associada à marcação para fornecer uma informação adicional sobre o local em que o registro foi realizado.

Para entender especificamente como esse recurso funciona, veja a página sobre geolocalização no ponto.

App de ponto eletrônico pode usar reconhecimento facial?

Pode haver sistemas que utilizem reconhecimento facial como mecanismo adicional de identificação.

Nesse caso, o funcionário pode realizar uma autenticação antes ou durante a marcação, dependendo da solução.

Mas reconhecimento facial não é sinônimo de aplicativo de ponto e não é necessário para que um sistema utilize marcação mobile.

São tecnologias diferentes que podem ser combinadas.

O uso de reconhecimento facial também envolve tratamento de dados pessoais e deve ser analisado de acordo com a legislação aplicável.

O funcionário recebe comprovante ao bater o ponto?

Sim, os sistemas abrangidos pela regulamentação possuem requisitos relacionados ao comprovante de registro.

A Portaria 671 estabelece que o REP-C e o REP-P devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador. O comprovante deve conter informações como identificação do empregador, trabalhador, data e horário do registro e dados específicos do sistema utilizado.

Quando o comprovante é eletrônico, a norma prevê que ele seja disponibilizado ao trabalhador por meio de sistema eletrônico após cada marcação.

Isso permite que o funcionário tenha acesso ao registro realizado.

Para entender especificamente o documento gerado pelo sistema, veja também comprovante de registro de ponto.

O funcionário consegue consultar o espelho de ponto?

O aplicativo pode permitir que o funcionário consulte suas informações de jornada.

O programa de tratamento de registro de ponto deve gerar o Espelho de Ponto Eletrônico, que contém informações como jornada contratual, marcações efetuadas, marcações tratadas e duração das jornadas realizadas.

O trabalhador deve ter acesso às informações do espelho por meio de sistema informatizado.

Isso permite acompanhar a jornada registrada sem depender exclusivamente do departamento pessoal para consultar cada marcação.

App de ponto registra horas extras?

O aplicativo registra as marcações utilizadas para apuração da jornada.

A partir desses registros, o sistema pode calcular informações relacionadas à jornada, como:

• horas trabalhadas;
• horas extras;
• atrasos;
• saídas antecipadas;
• intervalos;
• faltas;
• banco de horas.

O cálculo e o tratamento dessas informações dependem das regras configuradas no sistema e da situação trabalhista aplicável.

O aplicativo não deve simplesmente impedir uma marcação porque ela resultará em uma jornada superior ao horário previsto.

A regulamentação do registro eletrônico de ponto estabelece regras para que as marcações sejam registradas fielmente.

O app pode impedir o funcionário de bater o ponto?

Um sistema de ponto deve ser projetado para registrar a jornada, e não para eliminar uma marcação porque ela não corresponde ao horário previamente esperado.

A Portaria 671 estabelece regras para preservar a finalidade do registro eletrônico de ponto e impedir mecanismos que desvirtuem as marcações.

Por isso, uma empresa não deve tratar o aplicativo simplesmente como uma ferramenta para bloquear registros fora do horário programado.

A existência de uma jornada contratual não significa que o sistema possa apagar ou impedir automaticamente uma marcação realizada pelo trabalhador.

App de ponto pode ser usado por funcionários externos?

Sim.

Essa é uma das situações em que o ponto por aplicativo pode ser particularmente útil.

Em vez de o funcionário precisar retornar à empresa para realizar a marcação, ele pode utilizar o dispositivo disponibilizado pela solução no local em que estiver trabalhando.

Isso pode ser aplicado a:

• vendedores externos;
• técnicos;
• instaladores;
• profissionais de manutenção;
• equipes de obras;
• trabalhadores que atendem clientes;
• equipes de campo;
• profissionais que trabalham em diferentes endereços.

A geolocalização pode ser utilizada como informação adicional quando fizer sentido para a operação.

App de ponto para home office

O aplicativo também pode ser utilizado por funcionários que trabalham remotamente.

Nesse caso, o trabalhador pode realizar as marcações diretamente de seu computador ou celular.

O fato de o funcionário utilizar um aplicativo para registrar o ponto não determina, por si só, se existe obrigação de controle da jornada.

Essa questão depende do regime de trabalho aplicável ao empregado.

Para entender especificamente o controle de jornada no trabalho remoto, consulte ponto eletrônico para home office.

App de ponto para trabalho híbrido

Em um modelo híbrido, o funcionário pode trabalhar parte da semana na empresa e parte remotamente.

Um aplicativo permite utilizar a mesma solução para registrar as marcações nos diferentes locais.

Por exemplo:

Segunda: escritório

Terça: escritório

Quarta: home office

Quinta: home office

Sexta: escritório

O sistema pode concentrar todas as marcações em um único ambiente, independentemente do local utilizado pelo funcionário.

App de ponto para pequenas empresas

Para uma pequena empresa, o aplicativo pode substituir a necessidade de instalar um relógio físico exclusivamente para registrar a jornada.

O funcionário pode utilizar um celular ou outro dispositivo compatível para realizar as marcações.

A empresa passa a administrar os registros por meio de um sistema online.

Além da marcação, uma solução pode concentrar informações como:

• cadastro de funcionários;
• jornadas;
• escalas;
• marcações;
• justificativas;
• banco de horas;
• horas extras;
• espelho de ponto;
• relatórios.

O conjunto de funcionalidades depende do sistema contratado.

App de ponto para equipes grandes

O aplicativo também pode ser utilizado por empresas com muitos funcionários.

Nesse cenário, o sistema precisa lidar com múltiplas marcações, usuários, jornadas, escalas, permissões e registros simultâneos.

A vantagem de uma solução baseada em software é centralizar essas informações em uma única plataforma.

Gestores e profissionais responsáveis pelo departamento pessoal podem consultar os registros sem precisar coletar informações de vários relógios físicos.

App de ponto substitui o relógio de ponto?

Pode substituir o equipamento físico em determinadas operações, desde que a solução utilizada esteja estruturada de acordo com o sistema de registro de ponto adotado e cumpra os requisitos aplicáveis.

A regulamentação atual não limita o registro eletrônico ao relógio físico tradicional.

O REP-P justamente permite uma estrutura baseada em programa, com diferentes tipos de coletores, incluindo dispositivos móveis e navegadores.

Por isso, o funcionário pode registrar o ponto por aplicativo sem que exista necessariamente um relógio de ponto físico na empresa.

App de ponto eletrônico é seguro?

A segurança depende da arquitetura e da implementação da solução.

Um sistema de ponto deve proteger os registros contra alterações indevidas e garantir a integridade das informações.

No REP-P, a regulamentação estabelece requisitos relacionados ao armazenamento, segurança e integridade dos registros.

Também existem requisitos específicos para documentos eletrônicos e assinaturas utilizadas pelo sistema.

Na prática, uma empresa deve avaliar aspectos como:

• controle de acesso;
• autenticação;
• proteção das comunicações;
• armazenamento;
• backup;
• integridade dos registros;
• disponibilidade;
• rastreabilidade das operações.

App de ponto e LGPD

Um aplicativo de ponto pode tratar diversos dados pessoais dos funcionários.

Entre eles podem estar nome, CPF, informações profissionais, registros de jornada e, dependendo da solução, localização.

A ANPD considera dados de geolocalização de telefone celular como exemplo de dado pessoal.

Por isso, a empresa deve avaliar quais informações realmente precisam ser coletadas e para quais finalidades serão utilizadas.

Quanto mais dados forem coletados pelo aplicativo, maior deve ser a atenção dada à forma como essas informações são protegidas e utilizadas.

No caso específico da geolocalização, a ANPD destaca que, para controle de jornada, a preferência deve ser pelo registro associado a eventos como entrada e saída, em vez de rastreamento contínuo.

O que uma empresa deve analisar antes de contratar um app de ponto?

Antes de contratar uma solução, não basta verificar se o aplicativo consegue registrar um horário.

É importante avaliar toda a estrutura de registro e tratamento da jornada.

Alguns pontos importantes são:

• qual tipo de REP é utilizado;
• como as marcações são armazenadas;
• se existe funcionamento offline;
• como o funcionário recebe o comprovante;
• como o espelho de ponto é disponibilizado;
• como os registros são protegidos;
• quais recursos de administração existem;
• como são tratadas alterações e justificativas;
• se existe integração com folha de pagamento;
• como os dados são exportados;
• como os dados pessoais são tratados;
• quais mecanismos existem para evitar alterações indevidas.

A escolha deve considerar a operação da empresa e não apenas a interface do aplicativo.

App de ponto eletrônico precisa ser homologado?

Essa questão depende do tipo de REP utilizado.

O Ministério do Trabalho e Emprego informa que o REP-P precisa possuir certificado de registro de programa de computador no INPI, além de atender aos requisitos previstos na Portaria 671.

Isso é diferente do modelo tradicional de equipamento físico.

Portanto, não é correto tratar todos os aplicativos de ponto como se fossem relógios eletrônicos convencionais que precisam passar pelo mesmo processo de certificação.

O tipo de sistema utilizado deve ser identificado antes de analisar seus requisitos.

App de ponto eletrônico e folha de pagamento

O registro de ponto pode fornecer informações utilizadas posteriormente no processamento da folha.

A partir das marcações e do tratamento da jornada, a empresa pode obter informações relacionadas a:

• horas extras;
• faltas;
• atrasos;
• adicionais;
• banco de horas;
• jornadas realizadas.

Uma integração entre o sistema de ponto e a folha pode reduzir a necessidade de transferir essas informações manualmente.

A página sobre integração do ponto com a folha de pagamento explica essa etapa com mais detalhes.

App de ponto eletrônico e banco de horas

Quando a empresa utiliza banco de horas, as marcações realizadas pelo aplicativo podem servir como base para calcular os créditos e débitos de jornada.

Por exemplo:

Jornada prevista: 08:00

Jornada registrada: 09:00

Diferença: 01:00

A forma como essa diferença será tratada depende das regras de jornada e do regime de banco de horas adotado pela empresa.

O aplicativo pode apresentar o saldo acumulado ao funcionário e aos responsáveis pela gestão da jornada.

Para entender o funcionamento específico do banco de horas, consulte banco de horas e horas extras.

App de ponto eletrônico: vantagens

O uso de um aplicativo pode trazer algumas vantagens operacionais para empresas que precisam de um sistema de registro de jornada mais flexível.

Entre elas:

• marcação pelo celular;
• acesso remoto;
• utilização por equipes externas;
• centralização dos registros;
• consulta do ponto pelo funcionário;
• possibilidade de funcionamento offline;
• integração com outros sistemas;
• possibilidade de utilização de recursos adicionais, como geolocalização.

Essas vantagens dependem da estrutura oferecida pela solução.

App de ponto eletrônico: limitações

O aplicativo também possui limitações que precisam ser consideradas.

O funcionamento depende do dispositivo utilizado, das permissões concedidas, da disponibilidade de bateria e, em determinadas situações, da conectividade.

Além disso, a empresa precisa verificar se a solução escolhida atende aos requisitos do tipo de registro eletrônico adotado.

Outro ponto importante é que funcionalidades adicionais, como geolocalização e reconhecimento facial, aumentam a quantidade e o tipo de dados tratados.

Por isso, a empresa deve avaliar não apenas o que o aplicativo consegue fazer, mas também como essas funcionalidades são implementadas.

App de ponto eletrônico ou relógio de ponto?

Os dois modelos podem atender a necessidades diferentes.

Um relógio físico pode fazer sentido em uma empresa em que os funcionários entram e saem sempre pelo mesmo local.

Um aplicativo pode ser mais adequado quando existe uma necessidade de mobilidade ou quando os funcionários trabalham em diferentes locais.

Também é possível utilizar diferentes formas de coleta dentro da mesma operação, dependendo da estrutura adotada.

A escolha deve considerar onde os funcionários trabalham, como a jornada é registrada e quais recursos a empresa precisa administrar.

Para uma comparação específica entre as duas formas de registro, veja ponto por app vs. relógio.

Como implantar um app de ponto eletrônico?

A implantação deve começar pela definição de como a empresa controla atualmente a jornada.

É necessário identificar:

• quais funcionários registram ponto;
• quais são suas jornadas;
• onde trabalham;
• quais dispositivos utilizarão;
• quais regras de intervalo e jornada serão aplicadas;
• se haverá necessidade de geolocalização;
• se existe necessidade de funcionamento offline;
• como os registros serão tratados;
• como o sistema será integrado à folha.

Depois disso, os funcionários devem ser cadastrados e orientados sobre a utilização do sistema.

Também é importante testar as marcações antes de colocar a solução em produção.

A implantação completa do controle eletrônico pode envolver outras etapas e está detalhada em como implantar ponto eletrônico.

Conclusão

O app de ponto eletrônico é uma forma de registrar a jornada utilizando software e dispositivos como celulares, computadores e outros coletores compatíveis.

A regulamentação atual contempla o REP-P, que permite a utilização de novas tecnologias e marcação mobile. A estrutura pode utilizar aplicativo, navegador ou outros tipos de coletores previstos para o sistema.

Além da marcação de entrada, saída e intervalos, uma solução pode oferecer comprovante, espelho de ponto, funcionamento offline, integração com folha, banco de horas e recursos adicionais como geolocalização.

A escolha de um aplicativo de ponto deve considerar não apenas a facilidade de registrar o horário, mas também a estrutura utilizada para armazenar, proteger e tratar os registros de jornada.

Para a empresa, o objetivo é ter um meio de registrar e administrar a jornada de forma adequada à sua operação. Para o funcionário, é importante que as marcações realizadas possam ser consultadas e comprovadas.