Quanto tempo guardar registro de ponto?

Por quanto tempo a empresa deve guardar o registro de ponto?

Como regra prática de gestão trabalhista, manter os registros de jornada por pelo menos 5 anos é uma referência importante para preservar documentos que podem ser necessários em uma eventual discussão trabalhista.

Isso está relacionado ao prazo prescricional de cinco anos previsto para créditos decorrentes da relação de trabalho, limitado a dois anos após a extinção do contrato para o ajuizamento da ação.

Por isso, eliminar registros de ponto antigos simplesmente porque o mês foi fechado ou porque o funcionário já recebeu a remuneração pode criar um problema caso aquela jornada seja posteriormente questionada.

Uma política de retenção pode, inclusive, adotar prazo superior ao mínimo necessário, principalmente quando existirem outras obrigações, riscos ou necessidades de auditoria que justifiquem a conservação dos dados.

A empresa é obrigada a guardar o ponto por 5 anos?

É preciso fazer uma distinção.

A prescrição trabalhista é de cinco anos para os créditos resultantes das relações de trabalho, respeitado o prazo de dois anos após a extinção do contrato para o ajuizamento da ação.

Por isso, os cinco anos são uma referência importante para a conservação dos registros de jornada.

Entretanto, a Portaria nº 671/2021 não estabelece, em seu texto atual, uma regra geral dizendo simplesmente: “O empregador deverá guardar todos os registros de ponto durante cinco anos.”

A Portaria trata de outra forma a preservação dos dados do registro eletrônico.

Ela determina, por exemplo, que os sistemas de registro eletrônico gerem o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e estabelece requisitos para os sistemas preservarem os registros e permitirem sua extração para fiscalização.

Por isso, é mais correto entender os cinco anos como uma referência de retenção associada ao prazo prescricional trabalhista, e não como um prazo isolado criado pela Portaria 671.

Por que guardar o ponto por 5 anos?

O registro de jornada pode ser utilizado para demonstrar como o trabalho era realizado durante o contrato.

Isso pode ser relevante em discussões sobre:

• horas extras;
• intervalos;
• trabalho noturno;
• domingos e feriados;
• banco de horas;
• compensação de jornada;
• faltas;
• atrasos;
• jornadas realizadas;
• diferenças de remuneração relacionadas à jornada.

Se a empresa não possui os registros correspondentes ao período discutido, sua capacidade de demonstrar documentalmente a jornada pode ser prejudicada.

A jurisprudência trabalhista trata os controles de jornada como elementos relevantes para a comprovação da jornada, inclusive em situações em que a ausência dos registros pode afetar a distribuição do ônus da prova.

O prazo de 5 anos começa quando?

O prazo de prescrição trabalhista não deve ser confundido com um simples prazo de armazenamento contado a partir de cada marcação.

A Constituição estabelece que os créditos resultantes das relações de trabalho prescrevem em cinco anos, observado o limite de dois anos após a extinção do contrato para o ajuizamento da ação.

Por isso, a empresa deve considerar o histórico da relação de trabalho e não simplesmente adotar uma regra como: “marcação de setembro de 2026 → apagar em setembro de 2031”.

Uma política de retenção precisa considerar o vínculo trabalhista e os prazos aplicáveis ao caso.

E quando o funcionário é demitido?

O encerramento do contrato não significa que os registros de ponto daquele funcionário devam ser imediatamente excluídos.

O trabalhador ainda pode ajuizar uma reclamação trabalhista dentro do prazo legal após o término do contrato, observada a prescrição aplicável.

Por isso, eliminar os registros no momento da rescisão pode fazer com que a empresa fique sem documentação justamente durante o período em que ainda pode existir uma discussão judicial sobre o contrato.

Uma política mais segura é manter os registros pelo período necessário após o encerramento do vínculo, considerando a prescrição trabalhista e outras obrigações aplicáveis.

O que a Portaria 671 determina sobre os registros de ponto?

A Portaria nº 671/2021 regulamenta os sistemas de registro eletrônico de ponto.

Atualmente, os sistemas eletrônicos são classificados como:

• REP-C — Registrador Eletrônico de Ponto Convencional;
• REP-A — Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo;
• REP-P — Registrador Eletrônico de Ponto via Programa.

A própria regulamentação também mantém as possibilidades de controle manual e mecânico da jornada.

No caso dos sistemas eletrônicos, a Portaria determina que o registro seja feito fielmente e impede mecanismos que permitam desvirtuar os registros realizados pelo trabalhador.

Isso é importante para a política de armazenamento: não basta guardar um relatório qualquer.

É necessário preservar os dados de forma que os registros possam ser identificados e apresentados conforme as regras aplicáveis ao sistema utilizado.

Quanto tempo o REP-C precisa manter os dados?

Aqui existe uma regra que não deve ser confundida com o prazo de retenção documental da empresa.

A regulamentação do REP-C estabelece requisitos para sua Memória de Registro de Ponto (MRP).

A MRP deve possuir capacidade de retenção dos dados gravados por no mínimo 10 anos, com os dados armazenados protegidos contra apagamento ou alteração direta ou indireta.

Esse requisito diz respeito à capacidade e às características do armazenamento permanente do equipamento.

Ele não significa simplesmente que toda empresa deve utilizar 10 anos como prazo geral de retenção de qualquer documento de ponto.

São conceitos diferentes:

5 anos: referência relacionada à prescrição trabalhista.

10 anos: requisito específico de capacidade de retenção da MRP do REP-C.

Confundir essas duas regras gera uma interpretação incorreta da legislação.

A empresa pode apagar os registros depois de 5 anos?

Não existe uma resposta universal de “sim” para qualquer situação.

Depois de cinco anos, é necessário verificar se existe algum motivo para conservar os dados por período maior.

Entre as situações que podem justificar uma retenção mais longa estão:

• processo trabalhista em andamento;
• fiscalização;
• auditoria;
• obrigação contratual;
• determinação judicial;
• acordo ou convenção coletiva;
• outras obrigações legais relacionadas aos documentos.

Se existe uma disputa envolvendo determinado período, eliminar os registros correspondentes simplesmente porque passaram cinco anos pode não ser apropriado.

A política de retenção deve prever exceções para documentos sujeitos a preservação legal ou judicial.

Registro de ponto e processo trabalhista

Os registros de jornada podem ter importância probatória em uma reclamação trabalhista.

Isso significa que a empresa deve tratar o armazenamento dos dados de ponto como parte da gestão documental, e não apenas como uma função operacional do relógio ou aplicativo.

Em uma eventual discussão, pode ser necessário demonstrar:

• quais registros foram realizados;
• quando foram realizados;
• quais dados foram tratados;
• quais alterações ou complementações ocorreram;
• qual jornada foi considerada no fechamento;
• quais documentos foram gerados a partir dos registros.

Por isso, sistemas de ponto precisam preservar a integridade dos dados originais e manter mecanismos adequados para consulta e extração.

Por quanto tempo guardar o espelho de ponto?

O espelho de ponto não deve ser confundido com o registro original.

A Portaria nº 671 determina que o Programa de Tratamento de Registro de Ponto gere o Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada a partir dos dados do ponto.

O espelho apresenta informações como:

• identificação do empregador;
• identificação do trabalhador;
• período;
• jornada contratual;
• marcações efetuadas;
• marcações tratadas;
• duração das jornadas.

O trabalhador deve ter acesso às informações do espelho por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa, ou em prazo inferior, conforme a regulamentação.

Na prática, a empresa deve tratar o espelho como parte do conjunto documental da jornada e adotar uma política de retenção compatível com a necessidade de comprovar os registros durante o período aplicável.

E o AFD? Precisa guardar?

O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é uma parte importante do registro eletrônico de ponto.

A Portaria nº 671 determina que todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto gerem o AFD conforme as especificações estabelecidas pelo Ministério do Trabalho.

Além disso, existem regras específicas para a disponibilização do arquivo à fiscalização.

No REP-C, o AFD deve ser gravado em dispositivo externo por meio da porta fiscal para extração pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Nos sistemas REP-A e REP-P, o AFD deve poder ser prontamente gerado e entregue quando solicitado pela fiscalização.

Por isso, a empresa deve garantir que os dados necessários para gerar e disponibilizar os arquivos permaneçam preservados.

Veja também o que é AFD e AEJ.

E o AEJ?

O Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) é gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

A Portaria nº 671 estabelece que o programa de tratamento gere o AEJ e o Espelho de Ponto Eletrônico.

O AEJ não substitui o AFD.

O AFD representa os dados fonte das marcações, enquanto o AEJ é gerado no tratamento das informações da jornada.

Por isso, a estratégia de armazenamento da empresa deve considerar a preservação dos dados necessários para gerar e disponibilizar os arquivos exigidos pelo sistema.

Quanto tempo guardar o comprovante de registro de ponto?

O comprovante de registro de ponto também não deve ser confundido com o armazenamento dos registros originais.

Para comprovantes eletrônicos, a Portaria nº 671 determina que o trabalhador tenha acesso ao comprovante após cada marcação e que o empregador possibilite a extração dos comprovantes referentes às marcações realizadas, no mínimo, nas últimas 48 horas.

As 48 horas são uma regra de disponibilização mínima do comprovante eletrônico, e não significam que a empresa possa apagar os registros antigos depois desse período.

São obrigações diferentes:

48 horas: período mínimo de extração dos comprovantes eletrônicos pelo trabalhador.

Prescrição trabalhista: referência de cinco anos para créditos trabalhistas.

MRP do REP-C: capacidade mínima de retenção de 10 anos.

O funcionário também precisa guardar o comprovante?

O empregado pode guardar seus comprovantes para ter uma documentação própria da jornada.

Isso pode ser útil principalmente quando houver alguma divergência entre os registros realizados e os valores ou jornadas posteriormente considerados pela empresa.

A antiga documentação do Ministério do Trabalho sobre a Portaria 1.510/2009 orientava que, caso houvesse problemas relacionados ao pagamento de horas extras ou adicionais, o trabalhador poderia guardar os comprovantes para utilização em eventual reclamação trabalhista.

Para a empresa, porém, a obrigação de preservar os registros e manter os sistemas capazes de fornecer os dados não desaparece porque o trabalhador possui uma cópia.

A empresa precisa guardar o ponto em papel?

Não.

O registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico, conforme o sistema adotado e as regras aplicáveis.

No registro eletrônico, a Portaria nº 671 permite diferentes modelos de sistema, incluindo o REP-P, que possibilita soluções baseadas em software e tecnologias móveis.

Portanto, uma empresa não precisa manter uma pilha de folhas impressas simplesmente para cumprir a obrigação de preservação quando utiliza um sistema eletrônico adequado.

O importante é que os dados permaneçam preservados, íntegros e disponíveis conforme as regras aplicáveis.

Como armazenar registros de ponto digitais?

Em um sistema eletrônico, a empresa deve pensar em mais do que simplesmente manter arquivos em uma pasta.

Uma política adequada de armazenamento deve considerar:

Integridade

Os registros originais não devem ser alterados de maneira que comprometa sua autenticidade.

A Portaria nº 671 determina que o sistema de registro eletrônico registre fielmente as marcações e proíbe mecanismos que permitam alterar os dados registrados pelo empregado.

Disponibilidade

Os dados precisam continuar acessíveis quando forem necessários.

Segurança

Os registros devem ser protegidos contra acesso, perda, alteração ou destruição indevida.

Backup

Uma falha no servidor não deveria significar a perda do histórico de jornada.

Rastreabilidade

É importante conseguir identificar os dados originais e os tratamentos realizados sobre a jornada.

Controle de acesso

Nem todos os usuários precisam ter permissão para consultar ou exportar todo o histórico de funcionários.

Guardar o ponto no computador da empresa é suficiente?

Não necessariamente.

Salvar arquivos em uma pasta local pode ser insuficiente para uma operação que depende desses documentos durante anos.

Existe risco de:

• falha no computador;
• perda do disco;
• exclusão acidental;
• ransomware;
• alteração indevida;
• ausência de backup;
• troca de equipamento;
• perda de acesso aos arquivos.

Para sistemas digitais, é mais adequado utilizar uma estrutura de armazenamento com backup, controle de acesso e mecanismos de recuperação.

O que acontece se a empresa perder os registros de ponto?

A perda dos registros pode dificultar a comprovação da jornada.

Isso pode acontecer por problemas como:

• falha de equipamento;
• perda de banco de dados;
• ausência de backup;
• troca de sistema;
• exclusão de arquivos;
• falha de migração;
• encerramento de contrato com fornecedor sem exportação dos dados.

Por isso, trocar de sistema de ponto exige planejamento.

A empresa deve garantir que o histórico necessário seja exportado ou permaneça acessível antes de descontinuar a solução antiga.

Como funciona a retenção quando a empresa troca de sistema de ponto?

A troca do sistema não elimina a necessidade de preservar o histórico anterior.

Imagine uma empresa que utiliza um sistema de ponto durante quatro anos e depois migra para outro.

Os registros antigos continuam sendo relevantes para o período correspondente à relação de trabalho e aos prazos aplicáveis.

O novo sistema não precisa necessariamente armazenar todos os dados antigos dentro da mesma estrutura utilizada para os novos registros.

Mas a empresa precisa garantir que o histórico permaneça disponível e possa ser apresentado quando necessário.

A empresa pode excluir o cadastro do funcionário e apagar o ponto?

Excluir o cadastro operacional do funcionário não deve significar apagar automaticamente o histórico de jornada que precisa ser preservado.

O cadastro e os registros históricos são coisas diferentes.

Mesmo depois do desligamento, os registros relacionados ao contrato podem continuar sendo necessários durante o período de retenção aplicável.

Um sistema de ponto deve, portanto, permitir o encerramento do vínculo sem destruir automaticamente o histórico necessário.

Registro de ponto e LGPD

Os registros de ponto também envolvem tratamento de dados pessoais.

Um sistema pode armazenar informações como:

• nome;
• CPF;
• horários;
• localização, quando utilizada;
• identificadores;
• informações de acesso;
• dados biométricos, quando houver biometria.

Por isso, a empresa deve considerar também as regras de proteção de dados pessoais.

Isso inclui definir finalidade, limitar acessos, aplicar medidas de segurança e estabelecer políticas adequadas de retenção e descarte.

Guardar dados indefinidamente também não deve ser tratado como uma prática automaticamente adequada.

A empresa precisa encontrar um período de retenção compatível com as obrigações legais e com a finalidade do tratamento.

Como criar uma política de retenção de registros de ponto?

Uma política de retenção pode separar os documentos e dados em categorias.

Por exemplo:

A política exata pode ser mais longa dependendo do tipo de documento, contrato, processo ou obrigação envolvida.

5 anos é sempre suficiente?

Não.

Os cinco anos são uma referência importante relacionada à prescrição trabalhista, mas não devem ser tratados como uma regra universal de descarte automático.

Se existe um processo judicial, uma fiscalização, uma determinação de preservação ou outra obrigação que exija a manutenção dos dados, eles devem continuar preservados enquanto necessário.

Além disso, determinadas estruturas de registro possuem requisitos técnicos próprios de retenção.

No REP-C, por exemplo, a MRP possui capacidade mínima de retenção de 10 anos.

Portanto: 5 anos não significa “pode apagar tudo depois disso”.

Qual é a melhor prática para a empresa?

Para evitar problemas, a empresa pode adotar uma política que:

• mantenha os registros de jornada por pelo menos o período necessário para atender às obrigações trabalhistas;
• preserve os dados enquanto existir processo, fiscalização ou obrigação de retenção;
• mantenha backups;
• preserve os registros originais;
• controle quem pode acessar e exportar os dados;
• mantenha o histórico mesmo depois do desligamento do funcionário;
• faça a migração dos dados quando trocar de sistema;
• documente a política de retenção e descarte;
• evite exclusões automáticas sem verificar se existe alguma obrigação de preservação.

Dessa forma, a empresa não depende apenas do banco de dados atual do sistema de ponto.

Resumo: quanto tempo guardar registro de ponto

Cinco anos é a referência prática ligada à prescrição trabalhista; não é um prazo único de descarte automático.

Conclusão

A resposta mais simples para “quanto tempo guardar registro de ponto?” é: 5 anos é a principal referência prática relacionada à prescrição trabalhista, mas não deve ser tratada como um prazo universal de descarte automático.

A empresa precisa considerar o prazo prescricional, o término do contrato, processos e fiscalizações em andamento, determinações específicas e os requisitos do sistema de registro utilizado.

Também é importante não confundir 5 anos de referência trabalhista com 10 anos de capacidade mínima da MRP do REP-C ou 48 horas de disponibilidade mínima dos comprovantes eletrônicos ao trabalhador.

Uma boa política de controle de jornada deve preservar os registros originais, manter backups, garantir acesso aos dados e impedir que a troca de sistema ou o desligamento de um funcionário resulte na perda do histórico.